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- Unterweisungen und Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz

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Unterweisungen und Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz

01. Wer muss die Mitarbeiter unterweisen?

Die Unfallverhütungsvorschrift DGUV-Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ regelt, dass der Unternehmer/Arbeitgeber die Mitarbeiter über die bei ihrer Arbeit auftretenden Gefahren und über die Maßnahmen zu ihrer Abwendung unterweisen muss.

Bei der Unterweisungspflicht handelt es sich also um eine Unternehmerpflicht. Der Unternehmer kann diese Pflicht im Allgemeinen nicht selbst ausüben. Deswegen fällt die Unterweisung der Mitarbeiter im modernen Industriebetrieb normalerweise an den Vorgesetzten. Ihm wird die Unternehmerpflicht „Unterweisung“ übertragen.

Besondere Unterweisungspflichten für die Mitarbeiter regelt darüber hinaus die Gefahrstoffverordnung. Hier werden besondere Gefahren bei der Verwendung von gefährlichen Stoffen vom Gesetzgeber besonders hervorgehoben.

02. In welchen Einzelphasen wird ein Unterweisungskonzept erstellt und durchgeführt?

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03. Wie oft müssen die Mitarbeiter unterwiesen werden?

Grundsätzlich müssen die Mitarbeiter

  • vor Aufnahme der Tätigkeit und

  • mindestens einmal jährlich unterwiesen werden,

so verlangen es die gesetzlichen Regelungen.

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Der Vorgesetzte sollte aus dieser gesetzlichen Regelung, die lediglich ein unteres Mindestmaß markiert, für seine Tätigkeit keinesfalls ableiten, dass eine Unterweisung im Jahr ausreichend ist.

04. Warum ist eine einmalige, lang andauernde Unterweisung im Jahr unvorteilhaft und nicht ausreichend?

  • Überlegen Sie bitte selbst: Die Inhalte - nämlich die wichtigsten Gefahrenmomente bei der Arbeit sind sehr zahlreich. Die Zusammenhänge der einzelnen Gefährdungen im Betrieb sind oft sehr komplex. Der Umfang der Unterweisung müsste demzufolge sehr groß werden.

  • Nun prüfen Sie bitte selbst: Wollen Sie als Vorgesetzter eine Unterweisungsveranstaltung von etwa zwei Stunden Dauer oder länger vorbereiten, durchführen und nachbereiten?

  • Prüfen Sie gedanklich weiter: Würden Sie als Mitarbeiter gern an einer solchen „Mammutveranstaltung” teilnehmen? Wieviel könnten Sie vom vorgetragenen Stoff behalten?

Erfahrungen der Berufsgenossenschaften belegen sehr eindeutig:

  • Der Verständnis- und Behaltenseffekt ist bei wenigen Unterweisungen mit jeweils längerer Dauer sehr gering.

  • Durch die lange Zeitdauer von bis zu 12 Monaten zwischen den einzelnen Unterweisungen verblasst die Erinnerung an die Inhalte schon nach wenigen Wochen auf ein sehr geringes Maß.

Dies bedeutet:

  • Lange Unterweisungen verbrauchen viel Zeit.

  • Liegt ein großer Zeitraum zwischen den einzelnen Unterweisungen, sind den Mitarbeitern die Inhalte schnell nicht mehr geläufig.

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Wenige lang andauernde Unterweisungen kosten viel Zeit und erzielen keinen nachhaltigen Nutzen. Sie sind teuer, aufwändig und nicht effektiv.

Die Erfahrungen der Berufsgenossenschaften zeigen:

  • Zwischen den Unterweisungen sollten nicht mehr als vier Wochen liegen.

  • Die Zeitdauer einer Unterweisung sollte die Zeit von 15 Minuten nicht wesentlich übersteigen.

05. Wie plant der Vorgesetzte eine Unterweisung?

Der Planungs- und Organisationsaufwand ist anfangs erheblich. Gut geplante Unterweisungen sind grundsätzlich wirksamer als nicht geplante. Sie bringen Erfolg für den Unterweiser und „Gewinn“ für die Mitarbeiter und das Unternehmen.

Wesentliche Arbeitsschritte bei der Planung einer Unterweisung sind:

  • Festlegung der Themen:
    Ausgangspunkt sind Gefährdungen an Arbeitsplätzen/Arbeitsmitteln, durch Arbeitsstoffe und bestimmte Tätigkeiten (z. B. Gebrauch der PSA, Heben von Lasten, Einhalten von Sicherheitsabständen, elektrotechnische Sicherheitsunterweisung).

  • betroffene Mitarbeiter

  • Erarbeitung des Konzeptes

  • Festlegung des Rahmens (Zeit, Ort/Raum, Bedingungen)

  • Überlegungen zu Methoden, Arbeitshilfen und zur Visualisierung

  • Nachweis organisieren.

06. Welche Anlässe für Unterweisungen gibt es?

Die wesentlichsten Anlässe sind:

  • Einstellungen, Umsetzungen im Betrieb

  • im Betriebsablauf sind völlig neue Tätigkeitsbilder entstanden

  • Aufnahme von Arbeiten mit besonders hohen Risiken

  • Umgang mit Gefahrstoffen

  • neue Maschinen/Verfahren im Betrieb

  • nach aktuellen Unfallereignissen im Betrieb.

07. Welche Arten von Unterweisungen gibt es?

  • Einzelunterweisungen:
    Einzelne Personen werden unterwiesen.

  • Sonderunterweisungen:
    → Dies sind Unterweisungen, die nicht regelmäßig durchgeführt werden und sich in der Regel an besonders schweren Unfällen aber auch an Schadensfällen im Betrieb orientieren.

  • Regelunterweisungen:
    → Bei Regelunterweisungen handelt es sich um die bekannten regelmäßig nach Plan durchgeführten Unterweisungen.

08. Welche Zeitpunkte sind für die Unterweisung günstig?

Unterweisungen finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt. Ungünstig ist immer das Schichtende. Die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter ist nach Schichtende nicht mehr gegeben. Es wurde häufig beobachtet, dass die Mitarbeiter während der Unterweisung sogar zeitweilig eingeschlafen sind.

Vor Beginn der Schicht liegt der günstigste Zeitpunkt für die Unterweisung. Der Beginn einer bestimmten, besonderen Arbeit bietet sich ebenfalls als günstiger Zeitpunkt an. Muss eine Unterweisung in Zeiträume von Arbeitsunterbrechungen gelegt werden, sollte die Unterweisung immer nach einer Pause erfolgen – nie davor.

09. Wie sollte eine Unterweisung gestaltet werden?

Eine Unterweisung sollte immer sehr lebendig gestaltet werden und die bekannten Methoden der AEVO berücksichtigen.

  • Bei der Vorbereitung bedenken Sie bitte genau:

    • Ziel/Thema

    • persönliche Eigenarten der Mitarbeiter

    • Argumente, mögliche Gegenargumente

    • Beweggründe der Mitarbeiter

    • Art der Durchführung und Abschluss.

  • Bei der Durchführung beachten Sie bitte:

    • Immer bei Tatsachen bleiben!

    • Stellen Sie offene Fragen!

    • Stellen Sie die Vorteile des sicheren Verhaltens in den Vordergrund!

    • Halten Sie die Ergebnisse fest (Visualisierung, Sichtprotokoll)!

  • Gestaltungsprinzipien sind u. a.:

    • Benutzen Sie so viele Kanäle der Kommunikation wie möglich, nicht nur die Sprache.

    • Einsatz von Mimik, Körpersprache, Gestik sowie

    • Visualisierung der Inhalte und

    • die aktive Mitgestaltung der Mitarbeiter

    sichern den Erfolg.

10. Welcher Ort ist für die Unterweisung am günstigsten?

Sehr gute Lernerfolge bieten Unterweisungen direkt am Arbeitsplatz. Am Arbeitsplatz ist es möglich, sichere Verhaltensweisen vor Ort zu üben. Solche praktischen Unterweisungen sind deswegen meist sehr erfolgreich. Störender Lärm und Unruhe durch die Fertigungs- oder Logistikprozesse sorgen aber leider häufig dafür, dass eine Unterweisung direkt am Arbeitsplatz nicht möglich ist. Störender Lärm sollte auf alle Fälle vermieden werden.

Der Raum sollte ausreichend groß sein, frische, sauerstoffreiche Luft ist wichtig. Er sollte zweckmäßig eingerichtet sein.

Große Unternehmen verfügen häufig über Schulungsräume. Sind solche vorhanden, reservieren Sie den Raum rechtzeitig und nutzen Sie die guten Bedingungen, auch wenn der Weg dorthin vielleicht etwas länger ist.

11. Wie geht man zweckmäßig bei der Durchführung der Unterweisung vor?

  • Die Mitarbeiter müssen für das Thema interessiert werden. Der Unterweiser darf nicht nur informieren, sondern muss auch motivieren.

  • Die Aussagen sollte man immer begründen.

  • Der Unterweiser sollte den Mitarbeitern stets Fachkompetenz zugestehen.

  • Es ist zweckmäßig, die Auswirkungen sicherheitswidriger Arbeit auf die Lebensqualität in den Mittelpunkt zu stellen.

  • Es muss Aufmerksamkeit erzeugt werden; dies erreicht man durch eine gute Präsentation.

  • Die Mitarbeiter müssen aktiviert werden. Dazu sollte man sie immer wieder einbeziehen, zur Stellungnahme anhalten, Vorschläge einholen, zur Diskussion auffordern sowie Ergänzungen und Fragen von den Mitarbeitern abfordern.

  • Wichtig ist es auch, immer wieder die Sichtweise zu wechseln, die Hintergründe der Maßnahmen zu besprechen.

  • Schutzmaßnahmen sollten geübt werden.

  • Der Abschluss einer Unterweisung sollte stets eine Vereinbarung sein. Der Mitarbeiter muss symbolisch verpflichtet werden, künftig sicher zu arbeiten.

12. Was sind Sicherheitskurzgespräche (Methode der moderierten Kurzunterweisung)?

Modern geführte Unternehmen der Metallindustrie wenden das Sicherheitskurzgespräch als Unterweisungsmethode an und sind damit sehr erfolgreich. Die Grundideen sind:

  • Es wird öfter (mindestens einmal monatlich) und kurz unterwiesen.

  • Die Mitarbeiter werden sehr eng in die Unterweisung einbezogen; Betroffene werden zu Beteiligten.

  • Der Unterweisende moderiert ein etwa 15-minütiges Sicherheitsgespräch mit den Mitarbeitern.

  • Das Sicherheitskurzgespräch wird von den Mitarbeitern selbst mitgestaltet.

  • Das Sicherheitskurzgespräch hat ein festes Gesprächsraster, das sich an folgenden Fragen orientiert:

    Was kann passieren?Gefährdung
    Wie kann es verhindert werden?Lösungsvorschläge
    Welche Maßnahmen werden abgeleitet?· technische Maßnahmen
    · organisatorische Maßnahmen
    · Verhaltensregeln.

Die Vorteile dieser Methode sind:

  • Das Sicherheitskurzgespräch ist schnell und effektiv.

  • Die Mitarbeiter beschäftigen sich selbst mit der Optimierung betrieblicher Regeln.

  • Die Auseinandersetzung im Gespräch führt zu einer intensiven Beschäftigung mit den Gefährdungen der eigenen Tätigkeiten.

  • Die Mitarbeiter ermitteln selbst vielfach sehr gut realisierbare Verbesserungsideen und entwickeln selbst Sicherheitsstandards.

  • Die Akzeptanz von verhaltensbezogenen Sicherheitsregeln steigt deutlich, weil sie selbst erarbeitet wurden.

  • Durch die systematische Auseinandersetzung mit Gefährdungen und der Erarbeitung von Verhaltensregeln durch die Mitarbeiter selbst wird das vorausschauende Denken gefördert.

  • Die Eigenverantwortung der Mitarbeiter wird gefördert.

  • Weil die Mitarbeiter selbst mitgestalten können, sind die erlernten Inhalte langanhaltend präsent und der Wissenserwerb ist nachhaltig.

  • Das Potenzial der Mitarbeiter wird durch ständiges Fordern gefördert („Fördern heißt fordern!).

13. Warum ist es wichtig, die Unterweisungen zu dokumentieren?

Die Dokumentation der Unterweisung hat den Vorteil, dass die Führungskraft den Nachweis darüber führen kann, welche Inhalte wann unterwiesen wurden. Die Dokumentation kann im rechtlichen Sinne für den Vorgesetzten sehr wichtig werden, wenn die Arbeitsschutzbehörden, die Berufsgenossenschaften oder sogar die Staatsanwaltschaft im Rahmen einer Unfalluntersuchung prüft, inwieweit der Vorgesetzte seiner gesetzlichen Unterweisungspflicht nachgekommen ist.

Sehr vorteilhaft ist es in solchen Fällen, wenn die Dokumentation von den Mitarbeitern, die unterwiesen worden sind, mit einer Unterschrift versehen worden ist. Eine generelle gesetzlich verankerte Dokumentationspflicht mit Unterschriftsleistung gibt es jedoch nicht.

Nur bezüglich der Unterweisungen zum sicheren Umgang mit Gefahrstoffen gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Dokumentation der Unterweisung. Diese Pflicht ergibt sich aus § 14 Abs. 2 der GefStoffV. Das Gesetz legt genau fest, dass Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung festzuhalten sind und die Unterweisung vom Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen ist.

14. Welche Anforderungen sollte ein geeignetes System zur Dokumentation der Unterweisungen erfüllen?

  • Übersichtlich

  • griffbereit

  • gültig

  • aktuell

  • vollständig

  • Darstellung der Verantwortlichkeiten.