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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Moderieren von Arbeits- und Projektgruppen

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Moderieren von Arbeits- und Projektgruppen

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Wirtschaftsfachwirte


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01. Was versteht man unter „Moderation“?

Moderation kommt aus dem Lateinischen (=  moderatio ) und bedeutet, das „ rechte Maß finden, Harmonie herstellen “. Im betrieblichen Alltag bezeichnet man damit eine Technik , die hilft,

  • Einzelgespräche,

  • Besprechungen und

  • Gruppenarbeiten (Lern- und Arbeitsgruppen)

so zu steuern, dass das Ziel erreicht wird.

02. Welche Aufgaben hat der Moderator?

Das Problem bei der Moderation liegt darin, dass die traditionellen Strukturen der Gruppenführung noch nachhaltig wirksam sind. Die Mitarbeiter sind es gewohnt, Anweisungen zu erhalten; die Vorgesetzten verstehen sich in der Regel als Leiter einer Gruppe mit hierarchischer Kompetenz und Anweisungsbefugnissen.

Bei der Moderation von Gruppengesprächen müssen diese traditionellen Rollen abgelegt werden:

Merke

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Der Vorgesetzte als Moderator einer Besprechung steuert mit Methodenkompetenz den Prozess der Problemlösung in der Gruppe und nicht den Inhalt!

Der Moderator ist der erste Diener der Gruppe!

Der Vorgesetzte als Moderator ist kein „Oberlehrer“ , der alles besser weiß, sondern er ist primus inter pares (Erster unter Gleichen). Er beherrscht das „Wie“ der Kommunikation und kann Methoden der Problemlösung und der Visualisierung von Gesprächsergebnissen anwenden. In fachlicher Hinsicht muss er nicht alle Details beherrschen, sondern einen Überblick über Gesamtzusammenhänge haben.

Eine der schwierigsten Aufgaben für den Moderator ist es, die Fähigkeit zu erlangen, seine eigenen Vorstellungen zur Problemlösung denen der Gruppe unterzuordnen , sich selbst zurückzunehmen und ein erforderliches Maß an Neutralität aufzubringen. Dies verlangt ein Umdenken im Rollenverständnis des Vorgesetzten.

Der Moderator hat somit folgende Aufgaben :

  1. Er steuert den Prozess und sorgt für eine Balance zwischen Individuum, Gruppe und Thema!

    Ablauf der Besprechung, Kommunikation innerhalb der Gruppe, roter Faden der Problembearbeitung, Anregungen, Zusammenfassen, kein Abschweifen vom Thema, verschafft allen Gruppenmitgliedern Gehör.

  2. Er bestimmt das Ziel und den Einsatz der Methodik und der Techniken !

    Die Gruppe bestimmt vorrangig die Inhalte und Lösungsansätze.

  3. Er sorgt dafür, dass Spannungen und Konflikte thematisiert werden!

    Sachliche Behandlung.

  4. Er spielt sich nicht (inhaltlich) in den Vordergrund !

    Zuhören, ausreden lassen, kein Besserwisser, Geduld haben.

03. Wie ist der Ablauf der Moderation und welche Methoden können je Phase zum Beispiel eingesetzt werden?

PhaseBeispiele
1. EinstiegBegrüßung, Marktplatz, Plakat
2. ProblemorientierungZielorientierte Schlüsselfragen, Kartenabfrage, Mindmapping
3. ProblembearbeitungKleingruppenarbeit, Themenspeicher
4. ErgebnisorientierungThemenbewertung, Prioritätensetzung
5. Abschluss, PräsentationTo-do-Liste, Zusammenfassung, Stimmungsbarometer
6. NachbereitungProtokoll, Dokumentation, Feedback

04. Wie ist die Moderation vorzubereiten?

  1. Inhaltliche Vorbereitung , z. B.:

    • Hat der Moderator sich einen Überblick über das Thema verschafft?

    • Sind Schlüsselfragen/Strategiefragen vorbereitet?

    • Wer muss eingeladen werden, damit alle erforderlichen Kompetenzen abgedeckt sind?

    • Sind die Teilnehmer ausreichend über das Thema informiert – z. B. anhand von Unterlagen? Präzise Formulierung des Besprechungsziels?

    • Sollen die Teilnehmer Materialien zur Sitzung mitbringen?

  2. Methodische Vorbereitung , z. B.:

    • Welche Methoden können/müssen eingesetzt werden?

    • Beherrscht der Moderator die Methoden?

    • Welche Instruktionen muss er der Gruppe geben, damit die Methoden verstanden werden?

  3. Organisatorische Vorbereitung , z. B.:

    ► Raum:ausreichende Größe, ohne Störungen, Lichtverhältnisse, geeignete Sitzordnung usw.
     ggf. Unterbringung von Teilnehmern/Gästen im Hotel o. Ä.
    ► Zeit:Planung der Rüstzeiten und der Durchführungszeiten; Zeiten je Besprechungs- und Arbeitsphase usw.
     Rechtzeitige Einladung der Teilnehmer?
    ► Technik:Bereitstellung der Technik und Hilfsmittel; vollständig und funktionsfähig?
    ► Pausen:Kaffeepausen, Mahlzeiten, Getränke im Raum?
  4. Persönliche Vorbereitung , z. B.:

    • Ausreichend Schlaf am Vortag!

    • Rechtzeitig vor Sitzungsbeginn erscheinen.

      (Pufferzeit, falls noch Änderungen oder Komplikationen auftreten; sich mit den Räumlichkeiten vertraut machen)

    • Sich positiv einstimmen: Auf das Thema und die Teilnehmer freuen und sich den persönlichen Nutzen verdeutlichen.

    • Lernen, mit dem Lampenfieber fertig zu werden!

      (Entspannung, Atmung, Ablenken, sich einen Fehler erlauben u. Ä.)

05. Wann empfiehlt sich die Moderation zu zweit?

Die Steuerung von Kleingruppen bei einfach strukturierten Problemen lässt sich von einem geübten Moderator allein bewältigen.

Insbesondere bei Großgruppen und/oder komplexen Themen bietet die Moderation zu zweit (auch: geteilte Moderation, Teammoderation) Vorteile , da die Vielzahl der Wahrnehmungs- und Steuerungsprozesse eine Person überfordern kann.

Vorteile der Teammoderation:

  • Arbeitsteilung , z. B.:

    • Ein Moderator steuert den Gruppenprozess, der andere visualisiert.

    • Ein Moderator leitet die Diskussion in der Gruppe, der andere bereitet die nächste

      Moderationsphase vor (z. B. Kartenabfrage, Kleingruppenarbeit, Auswertung).

  • Stimulanz , z. B.:

    Die Gruppe erlebt zwei Personen mit ihren unterschiedlichen Erfahrungen und Verhaltensweisen: Fach- und Methodenkenntnisse, Persönlichkeit, Sprache, Einsatz von Techniken u. Ä.

    Dies schafft zusätzliche Aufmerksamkeit und regt zur Mitarbeit an. Man kennt diese Erfahrung aus dem „Lehren zu zweit“ (Team-Teaching).

  • Unterstützung, Hilfe, Coaching , z. B.:

    Die Steuerung der Gruppenprozesse verlangt vom Leiter permanent eine präzise Wahrnehmung der Vorgänge bei hoher Konzentration. Dies führt zu einer psychischen Ermüdung mit der Gefahr, den roten Faden zu verlieren. Beide Moderatoren können sich hier wechselseitig unterstützen bzw. dem anderen Hilfestellung leisten.

    Gruppensteuerung im Team bietet einem weniger erfahrenen Moderator die Möglichkeit, von dem anderen zu lernen. Im Anschluss an die Veranstaltung können beide gemeinsam über den Prozessablauf reflektieren und Verbesserungsansätze besprechen (Coaching-Ansatz).

    Voraussetzung für die Moderation zu zweit ist, dass sich beide Personen gut kennen und den Ablauf gemeinsam vorbereitet haben. Die unterschiedlichen Arbeitsbeiträge müssen im Grundsatz abgesprochen sein. Die Chemie zwischen beiden muss stimmen; sie müssen den anderen in seiner persönlichen Eigenart respektieren. Falsches Konkurrenzdenken kann schnell zum Misserfolg der Moderation zu zweit führen.

06. Was ist Kreativität?

Als Kreativität bezeichnet man die Fähigkeit eines Menschen, neue Problemlösungen hervorzubringen . Voraussetzung dafür ist die Fähigkeit/Bereitschaft, von alten Denkweisen abzurücken und zwischen bestehenden Erkenntnissen neue Verbindungen herzustellen. Man unterscheidet u. a. zwei Arten der Kreativität:

Arten der Kreativität
Assoziative KreativitätAssoziieren = Verbinden, Zuordnen, Verknüpfen
Beispiel
für assoziative Kreativität :
Der Mitarbeiter verbessert den Ablauf bei der Motormontage und stützt sich dabei auf seine bisherige Erfahrung und betriebliche Erkenntnisse.
Originäre KreativitätOriginär = etwas völlig Neues schaffen
Beispiel
für originäre Kreativität :
Der Mitarbeiter einer Druckerei entwickelt ein völlig neues Verfahren, um bei der Bearbeitung und dem Transport von Papierbögen die elektromagnetische Aufladung des Papiers zu verringern.

07. Welche Kreativitätstechniken und Methoden der Ideenfindung lassen sich in der Praxis einsetzen?

Video: Moderieren von Arbeits- und Projektgruppen

Dazu ausgewählte Beispiele (die Aufzählung kann nicht erschöpfend sein):

Kreativitätstechniken und Methoden der Ideenfindung (Beiispiele)
BezeichnungKurzbeschreibungAnwendung
Brainstorming„Gedankensturm“: Ideen werden gesammelt und visualisiert; die Phase der Bewertung erfolgt später:Kleingruppe: 5 – 12
Brainwriting
auch: Pinnwandtechnik
analog zum Brainstorming; die Ideen werden auf Karten notiert, gesammelt, dann bewertet usw.Kleingruppe: 5 – 12
SynektikDurch geeignete Fragestellungen werden Analogien gebildet. Durch Verfremdung des Problems will man zu neuen Lösungsansätzen kommen.
Beispiel:
Wie macht man Karriere?
Verfremdung: Eigenschaften eines Joggingschuhs, z. B. biegsam, flexibel, dämpfend, stinkig
Rücktransformation: Um Karriere zu machen, sollte man biegsam, flexibel, dämpfend und stinkig sein.
Kleingruppe: 5 – 12;
auch Einzelarbeit
BionikIst die Übertragung von Gesetzen aus der Natur auf Problemlösungen.
Beispiel:
Echo-Schall-System der Fledermaus → Entwicklung des Radarsystems
 
Morphologischer KastenDie Hauptfelder eines Problems werden in einer Matrix mit x Zeilen (Kriterien) und y Spalten (Ausprägung der Kriterien) dargestellt. Zum Beispiel erhält man bei einer „4 × 4-Matrix“ 16 grundsätzliche Lösungsfelder.Kleingruppe;
auch Einzelarbeit
AssoziierenEinem Vorgang/einem Begriff werden einzeln oder in Gruppenarbeit weitere Vorgänge/Begriffe zugeordnet; z. B.: „Lampe“: Licht, Schirm, Strom, Birne, Schalter, Fuß, Hitze.Kleingruppe;
auch Einzelarbeit
Methode 6-3-5 6 Personen entwickeln 3 Lösungsvorschläge; jeder hat pro Lösungsvorschlag 5 Minuten Zeit. Das Formular wird 5-mal weitergereicht.Kleingruppe;
einfache Handhabung
CNB-MethodeEs wird ein gemeinsames Notizbuch angelegt (Collective Notebook): In einer Expertengruppe erhält jeder ein CNB und trägt einzeln, über einen Monat lang seine Ideen ein. Der Moderator fasst alle Ideen aller CNBs zusammen. Danach erfolgt eine gemeinsame Arbeitssitzung.Einzelarbeit + Gruppenarbeit; lange Phase der Ideensammlung
IO-Analyse,
Pareto-Analyse
Vgl. Fragen 08. und 09.
MindmappingDies ist eine Technik, um Informationen und Problemstellungen auf eine übersichtliche Art zu strukturieren und zu dokumentieren; sie ist geeignet für die Analyse von Problemen, aber auch für die Gliederung von Lösungswegen.Das Problem wird in „Hauptäste“ und „Zweige“ zerlegt und grafisch veranschaulicht:
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08. Wie wird die IO-Methode eingesetzt?

Die IO-Methode (=  I nput- O utput-Methode) ist ein analytischer Weg, der hauptsächlich auf komplizierte dynamische Systeme angewendet wird (z. B. Bewegung, Energie, Konstruktion). Die Bearbeitung des Problems erfolgt in vier Stufen:

IO-Methode
StufenVorgangBeispiel
Stufe 1Das erwünschte Ergebnis wird festgesetzt.
= Output
Warnsignal bei Feuer!
Stufe 2Die gewünschte Ausgangsbasis wird festgelegt.
= Input
Zu hohe Wärme!
Stufe 3Man fügt die Nebenbedingungen hinzu, ohne den Fluss der Kreativität einzuschränken.z. B.: Das Warnsignal muss wartungsfrei sein; die Kosten dürfen nicht …
Stufe 4Es werden Lösungen entwickelt.?

09. Welche Erkenntnisse liefert die Pareto-Analyse?

Das Pareto-Prinzip (Ursache-Wirkungs-Diagramm; auch: Pareto-Analyse; benannt nach dem italienischen Volkswirt und Soziologen Vilfredo Pareto, 1848 – 1923) besagt, dass wichtige Dinge normalerweise einen kleinen Anteil innerhalb einer Gesamtmenge ausmachen. Diese Regel hat sich in den verschiedensten Bereichen betrieblicher Fragestellungen als sog. 80:20-Regel bestätigt:

Merke

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80 : 20 Regel:

  • 20 % der Kunden „bringen“ 80 % des Umsatzes.

  • 20 % der Fehler „bringen“ 80 % des Ausschusses.

10. Wie erfolgt die Nachbereitung der Moderation?

Die Moderation ist persönlich und organisatorisch nachzubereiten:

  • Persönliche Nachbereitung:

    Der Moderator wird über seine Rolle, die eigene Wirkung im Moderationsprozess und das Ergebnis der Gruppensitzung reflektieren:

    • War die Vorbereitung ausreichend?

    • Wie war die Wirkung des Moderators?

      Sprache, Verhalten, Beherrschen der Techniken

    • Wurde das gesetzte Ziel erreicht?

    Das Ergebnis dieser Analyse wird einzeln oder mit dem Co-Moderator durchgeführt und mündet in Verbesserungsaktionen für die nächste Sitzung.

  • Organisatorische Nachbereitung:

    • Erstellen des Protokolls

    • Steuern, Überwachen und Unterstützen der Erledigung von Aufgabenpaketen bis zur nächsten Sitzung

    • Dokumentieren von Merkpunkten für die nächste Sitzung

    • Rückgabe von Medien und Hilfsmitteln

    • Sitzungszimmer aufräumen.