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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen - Umsetzen der Präsentation

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Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Umsetzen der Präsentation

01. Wie ist der Ablauf einer Präsentation?

  1. Ablauflogik:

    Für die Präsentation gibt es verschiedene Möglichkeiten, seine Argumente logisch miteinander zu verknüpfen; in jedem Fall gilt: Der Stoff muss gegliedert dargeboten werden.

    1.1

    Vor dem Beginn :

    „Spannungspause“ und Blickkontakt aufnehmen; erst zu sprechen beginnen, wenn sich alle Teilnehmer zugewandt haben. Den Beginn der Präsentation signalisieren!

    1.2

    Sich persönlich vorstellen :

    Name, Funktion, Bezug zum Thema (kkp = kurz, konkret, präzise)

    1.3

    Thema und Ziel nennen sowie Gliederung aufzeigen, z. B.:

    EinleitungHauptteilSchluss
    • Begrüßung
    • ggf. sich vorstellen
    • Zielsetzung
    • Ist-Situation
    • Daten, Fakten
    • Konsequenzen
    • Fazit
    • zum Handeln auffordern

    Innerhalb des Hauptteils kann gegliedert werden nach:

    • Ist → Fakten → Soll → Gründe → Maßnahmen + Nutzen …

    • Ist → Fakten → Soll/Pro-Argumente → Soll/Contra-Argumente → Bewertung …

  2. Durchführung der Präsentation:

    • Blickkontakt und Anrede zu Beginn

    • sich persönlich vorstellen

    • Thema nennen und Gliederung zeigen

    • Zusammenfassungen geben

    • Präsentation richtig abschließen (nicht: „Ich bin am Ende.“)

    Der Schluss einer Präsentation hat besonderen Stellenwert. Der Präsentator sollte hierzu eine geeignete Formulierung eingeübt haben. Generell lautet die Aussage am Schluss immer:

    „Zum Handeln, zum Denken, zum Überdenken auffordern!“

    Die Aussage, „ich danke für Ihre Aufmerksamkeit“ ist zwar nicht falsch, wirkt aber müde und abgegriffen. Nachfolgend sind Beispiele für richtige und falsche Schlussaussagen dargestellt:

    So nicht!Besser so!
    „Ich bin am Ende!“
    „Ich habe fertig!“
    „Ich bin fertig!“
    „Die Kosten der Entsorgung werden deutlich ansteigen. Wir haben aber die Chance … Lassen Sie uns das gemeinsam angehen … ich bitte Sie um Ihre Unterstützung!“
  3. Nachbereitung der Präsentation:

    Die Nachbereitung der Präsentation umfasst eine Reihe von Anschlussarbeiten. Außerdem steht sie im Zeichen der „Verbesserung zukünftiger Präsentationen“. Im Einzelnen sind folgende Fragen zu beantworten bzw. Arbeiten durchzuführen:

    • War die Präsentation wirksam? Ist das Ziel erreicht worden?

    • Was kann bei zukünftigen Präsentationen wirksamer gestaltet werden? Hier hilft die Bitte an die Teilnehmer, ein unmittelbares Feedback zu geben.

    • Müssen die Teilnehmer ggf. ein Protokoll der anschließenden Diskussion erhalten?

    • Welche Aktionen sollen/müssen aufgrund der Präsentation ausgelöst werden? Wer macht was, wie, bis wann?

02. Welche ergänzenden Einzelempfehlungen lassen sich für die Durchführung einer wirksamen Präsentation geben?

Durchführung einer Präsentation
Begrüßung (davor) Es empfiehlt sich vor dem Beginn (vor der Präsentation), die Teilnehmer persönlich zu begrüßen, falls dies der Situation angemessen ist; dies schafft Kontakt.
Kleidung Überprüfen, ob das „Outfit“ o. k. ist. Die Kleidung sollte dem Anlass und der Zielgruppe entsprechen.
Inhalte Seien Sie tagesaktuell und nehmen Sie Bezug auf die Interessenslage der Hörer (zeitlicher Bezug/zeitliche Nähe, Hinweis auf knappe Ressourcen u. Ä.).
Nicht beim Urschleim beginnen und einen großen Bogen der Historie schlagen. „Gib Ihnen Historie, immer gib Ihnen und fang bei den alten Römern an.“ (Kurt Tucholsky)
Ich-Botschaften Verwenden Sie nicht die „Man-Tour“, sondern sprechen Sie konkret in der Ich-Form; dies wirkt überzeugender. Die Psychologie nennt dies Ich-Botschaften.
Beispiel:
„Man hat allgemein die Erfahrung gemacht, dass …“; besser: „Ich habe im Außendienst die Erfahrung gemacht, dass …“
Sie-Ansprache Der Bezug zu den Hörern kann durch die Sie-Anrede hergestellt werden. Die Teilnehmer fühlen sich angesprochen.
Beispiel:
„Viele von Ihnen waren bei dem Projekt … beteiligt und haben folgendes festgestellt …“ „Wenn Sie auf die letzten fünf Jahre Ihrer Tätigkeit zurückschauen, dann …“

03. Was tun Sie bei Störungen während der Präsentation?

Keine noch so effektive und sorgfältige Vorbereitung der Präsentation kann vermeiden, dass während der Durchführung Störungen auftreten können. Der Begriff „Störungen“ ist hier nicht negativ besetzt, sondern soll einfach „Abweichungen von Ihrem Plan“ (unvorgesehene Ereignisse) bezeichnen. Dazu werden einige Empfehlungen gegeben (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

StörungenBeispielEmpfehlung
in der Technik : Versagen der Technik , z. B. Ausfall der Glühbirne des OH-Projektors, Fehlen der Ersatzrolle, Fehlen von Stiften/Flipchart-Papier u. ÄSprechen Sie den Aspekt kurz an (ohne Dramatik) und beheben Sie in einfachen Fällen den Fehler/den Mangel; je nach Kontakt zum Hörerkreis können Sie um Unterstützung bitten. Beim Versagen anspruchsvoller Technik, z. B. Beamer, sollten Sie auf ein Ersatzmedium ausweichen.
beim Präsentator : Roter Faden ist verloren gegangen; Black OutRuhe bewahren; im Konzept/in den Karteikarten neu orientieren; ggf. ansprechen: „Einen kleinen Moment, ich muss den roten Faden wieder richtig aufnehmen“; ggf. sich helfen lassen: „Ich glaube, im Moment stehe ich auf der Leitung. Können Sie mir beim roten Faden helfen?“ – oder ähnlich.
aus der Gruppe : Kurze Zwischenfrage aus dem Hörerkreis
Beispiel:
„Was ist mit dem Begriff … gemeint?“
Kurz beantworten, falls möglich; danach Feedback holen: „Ist das o. k.?“ „Reicht diese kurze Antwort im Moment?“ Dann in der Präsentation fortfahren.
Problematisierende Frage aus dem Zuhörerkreis:
Beispiel:
„Vor dem Hintergrund der derzeitigen Preisentwicklung auf den globalen Märkten erscheint mir Ihr Vorhaben schwierig.“
Kurz beantworten, falls möglich und um Vertagen auf die Pause/an den Schluss/bitten bzw. auf die anschließende Diskussion „verweisen“. Keine Fachsimpelei während der Präsentation; sie ist primär eine Einweg-Kommunikation.
Killerphrase
Beispiel:
„Sie glauben doch nicht im Ernst an das Märchen …“
Nicht direkt aufgreifen, sondern sachlich auf persönliches Gespräch am Schluss/in der Pause bzw. auf die anschließende Diskussion verweisen.
Störende Unterhaltung zwischen zwei Teilnehmern1. Stufe: Blickkontakt aufnehmen und so „zurückgewinnen“.
2. Stufe: Positiv, direkt ansprechen: „Ich sehe, dieser Punkt beschäftigt Sie; kann ich …“
3. Stufe: Direkt ansprechen und bitten, die Unterhaltung einzustellen: „Herr Müller … ich bitte um Verständnis, dass ich Sie direkt anspreche. Ich habe Mühe, mich zu konzentrieren – danke.“
Unruhe in der GruppeOftmals ist der Vorschlag einer „Kurzpause“ zum Lüften (5 min) hilfreich.

04. Was ist der Fünfer-Rhythmus beim mediengestützten Vortrag?

  1. Inhalt der nächsten Darstellung kurz ankündigen

  2. Darstellung zeigen, auflegen bzw. einblenden – Sprechpause einlegen, damit die Darstellung vom Publikum aufgenommen werden kann

  3. Darstellung erklären

  4. Darstellung inhaltlich kommentieren

  5. Währenddessen immer zeigen, wo Sie gerade sind.

Quelle: Nitor-Lernsysteme, www.nitor.de