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Führung und Zusammenarbeit für Wirtschaftsfachwirte - Präsentationstechniken einsetzen

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Führung und Zusammenarbeit für Wirtschaftsfachwirte

Präsentationstechniken einsetzen

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Präsentation

Für die einen ist es der absolute Horror, für die anderen endlich einmal die Gelegenheit, sich auf der Bühne präsentieren zu können. Heutzutage gehören Präsentationen und Vorträge genauso zum Studium dazu, wie die Hausarbeit. Das ist natürlich auch irgendwie gut so, denn im Job kommt man ja schließlich auch nicht drum herum, irgendwann in irgendeinem Meeting eine Präsentation zu halten.

Da ist es dann wichtig, das nötige Grundlagenwissen bereits zu besitzen. Viele große Unternehmen erwarten von ihren Praktikanten und Angestellten, dass sie gute Vorträge erstellen, aber auch halten können. Aus diesem Grund kann es nicht schaden, schon frühzeitig an einer guten Präsentationsweise zu arbeiten und ein Auge auf die Details zu werfen. Denn genau auf die kommt es an.

Präsentationen zu bewerten ist nämlich leider wirklich einfach!

Wer sich eine Präsentation anschaut, merkt recht schnell, wenn sie nicht gut vorbereitet ist. Dafür braucht es nicht einmal inhaltliche Fehler. Ein unsicheres Auftreten und fehlender Blickkontakt kann schon den Gesamteindruck zerstören. Wenn die Aufmerksamkeit dann schleichend schwindet, ist die Präsentation gelaufen.

Merke

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Bei einer Präsentation werden Inhalte eines mündlichen Vortrags für eine Zielgruppe aufbereitet und unter begleitender Verwendung von Medien, insbesondere von visuellen Hilfsmitteln, dargestellt.

 

Ziel und Zielgruppe der Präsentation

Merke

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  • Jede Idee muss präsentiert werden, wenn der Urheber seine Idee auch realisieren will.

  • Präsentieren ist also nicht nur Weitergabe von Informationen.

  • Präsentieren ist: Andere für seine Ideen begeistern.

Der Präsentator hat immer zwei Ziele:

  • Sachliche Präsentationsziele:

    • Die anderen sollen verstehen, welchen Nutzen seine Idee für potenzielle Interessenten und für sie selbst hat.

    • Die Zuhörer sollen seine Idee akzeptieren.

    • Die Adressaten der Präsentation sollen sich für seine Idee entscheiden.

  • Persönliche Präsentationsziele:

    • Der Präsentator will Anerkennung als Fachmann.

    • Der Präsentator will Bestätigung als Mensch.

Gerade die persönlichen Wirkungsmittel sind mitbestimmend für den Präsentationserfolg. Jeder, der eine Idee präsentiert, präsentiert auch sich selbst. Eine noch so gute Präsentationstechnik hilft nicht, wenn die Zuhörer unterschwellig spüren, dass man nicht hinter seiner Idee steht.

Für den Erfolg einer Präsentation ist unabdingbar, bereits im Vorfeld ein möglichst präzises Bild von der Zielgruppe zu erhalten. Ihre Zusammensetzung bestimmt die Auswahl von Methoden und Medien, sodass Lerninhalte und Vermittlung aufeinander abgestimmt werden können. Fachlich muss darauf geachtet werden, dass die Teilnehmer weder unter- noch überfordert werden. Eine heterogene Gruppe führt notwendig zu Schwierigkeiten, weil entweder einige nicht mehr teilnehmen oder andere nicht teilnehmen können. Danach kann dann über die Tiefe der Ausführungen entschieden werden.

Vielfach hat der Vortragende allerdings keinen oder nur sehr eingeschränkten Einfluss auf die Zusammensetzung der Zuhörer. Unternehmen entscheiden z. B., welche Mitarbeiter eine Fortbildung besuchen, in Lehrgängen entscheiden nur formale Voraussetzungen über die Teilnahmeberechtigung und Teilnehmer schätzen sich falsch ein.

Vorbereitung einer Präsentation

Der Ablauf und die Methoden einer Präsentation müssen sorgfältig geplant werden. Eine gründliche Planung schafft die notwendige Sicherheit und ermöglicht einen reibungslosen Ab­lauf, der nicht zu starr festgelegt sein darf, damit die notwendige Flexibilität gewährleistet werden kann.

Organisatorische Vorbereitung

Vor der Präsentation müssen die Rahmenbedingungen geprüft werden:

  • Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Ist der Raum groß genug? Wie sind Stühle und Tische gestellt?
  • Sind die erforderlichen Medien vorhanden?
  • Wie viele Personen werden erwartet?
  • Wie lange soll die Präsentation dauern? Ist anschließend eine Diskussion vorgesehen?

Bei dieser Vorbereitung ist eine Checkliste hilfreich. Sie verdeutlicht, welche Vorbereitungsmaßnahmen noch getroffen werden müssen.

Inhaltliche Vorbereitung

Die inhaltliche Vorbereitung umfasst die detaillierte Planung unter Berücksichtigung der Zielgruppe und der organisatorischen Bedingungen:

  • Was soll mit der Präsentation erreicht werden?
  • Was interessiert die Zuhörer? Welche Erwartungen haben die Teilnehmer? Der Stoff wird gesammelt, ausgewählt und komprimiert.
  • Wer sind die Teilnehmer? Welches Vorwissen und welche Funktionen haben sie?
  • Welche Reihenfolge ist sinnvoll? Wie lauten die Kernbotschaften?
  • Welcher Titel macht neugierig?

Methodische Vorbereitung

Die Methode einer Präsentation wird entscheidend von der Zielgruppe bestimmt:

  • Welche Erfahrungen haben die Zuhörer mit dem vorgesehenen Thema?
  • Ist die Zielgruppe homogen?
  • Von welchen Erwartungen muss ausgegangen werden?
  • Ist Konfliktpotenzial erkennbar?

Je mehr über die Zielgruppe bekannt ist, desto besser können ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Persönliche Vorbereitung

Die Präsentation wird nur bei einer souveränen Gestaltung erfolgreich sein. Alle Risiken sollen möglichst ausgeschlossen werden:

  • Ist die Anreise geregelt? Müssen Übernachtungen vorgesehen werden?
  • Ist ein schriftlicher Ablaufplan erforderlich?
  • Sind zu jedem Gliederungspunkt angemessene Methoden gewählt?
  • Muss noch Arbeitsmaterial (Handouts, Folien, Flipcharts) angefertigt werden?

Eine Checkliste gibt auch hier denjenigen Sicherheit, die bisher wenig Erfahrungen mit Präsentationen gesammelt haben.

Umsetzen der Präsentation

Unabhängig von der fachlichen Kompetenz und einer ausgefeilten Präsentation bestimmt die persönliche Erscheinung über den Erfolg wesentlich mit. Ein souveräner Auftritt erhöht die Akzeptanz und hat insgesamt einen positiven Einfluss.

Persönliches Auftreten

Die eigene Körpersprache lässt sich allerdings nur sehr schwer manipulieren und das Ergebnis wirkt dann oft unecht. Die Beachtung einiger weniger Grundregeln ist aber hilfreich:

  • Durch einen ruhigen und sicheren Stand wird die Sicherheit erhöht. Der Vortrag wirkt ruhiger, Nervosität wird weniger erkennbar und der Vortrag erscheint kompetenter.
  • Der Kontakt zum Publikum soll durch Stimme, Körpersprache und vor allem Blickkontakt gesichert werden. Auf Unruhe, Fragen, Zurufe u. Ä. muss reagiert werden.
  • Die Sprache soll laut und deutlich, dabei dynamisch und nicht zu schnell sein.
    Texte dürfen nicht abgelesen werden, Stichwörter können auf einem Spickzettel oder auf Karteikarten notiert werden.
  • Das gesprochene Wort soll durch Gesten unterstützt werden, sie dürfen aber nicht eingeübt wirken.
  • Verschränkte Arme erscheinen als Barriere, das wirkt überheblich und arrogant. Auch Hände in den Hüften wirken aggressiv und provozieren unbewussten Widerstand.
  • Eine scheinbar besonders lässige Haltung vermittelt den Eindruck von Distanz und mangelndem Engagement.

Medieneinsatz

Bei einer Präsentation verdeutlichen Grafiken, Bilder u. Ä. komplexe Zusammenhänge. Durch Medieneinsatz wird die Vortragsstruktur einfacher erkennbar, Inhalte werden besser behalten, weil mehrere Sinneskanäle angesprochen werden. Wichtige Präsentationsmedien sind Beamer, Overheadprojektor, Flipchart und Pinnwand.

Die Auswahl der geeigneten Medien ist abhängig von

  • der Teilnehmerzahl,
  • der Raumgröße,
  • der vorhandenen Technik und
  • dem didaktischen Konzept.

Flipchart

Ein Flipchart besteht aus einem Trägerelement, das gut sichtbar aufgestellt werden kann und auf dem ein großformatiger Papierblock befestigt ist. Auf einem Flipchart können Informationen festgehalten werden, die für längere Zeit sichtbar sein sollen. Das gilt z. B. für die Gliederung, aber auch für wichtige Schaubilder, Übersichten und Diagramme.

Eine Präsentation mit dem Flipchart wirkt vergleichsweise altmodisch und kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nur für kurze Zeit binden.

Tageslichtprojektor

Mit einem Tageslichtprojektor (Overheadprojektor) können transparente Folien mit deckender Schrift und Grafik vergrößert auf eine Leinwand projiziert werden. Die Hervorhebung einzelner Elemente ist auf einfache Weise möglich, die Betrachter können die Informationen schnell und zweifelsfrei erkennen.

Die Erstellung der Folien muss allerdings sehr sorgfältig erfolgen. Für die Akzeptanz ist ihre leichte Lesbarkeit entscheidend. Ihre Gestaltung soll dazu beitragen, die Entwicklung des Themas zu unterstützen, Folien dürfen aber kein Selbstzweck sein.

Beamer

Ein Beamer wird meistens direkt an den Ausgang der Grafikkarte eines Computers angeschlossen. Dadurch kann ein vergrößertes Bild von Fotos, Videos oder Grafiken in fast beliebiger Größe und für viele sichtbar projiziert werden. In Kombination mit einem Laptop ergibt ein Beamer ein flexibles und mobiles System zur Visualisierung.

Der Vorteil gegenüber einem Overheadprojektor kann darin gesehen werden, dass Animationen und Fernbedienung möglich sind. In vielen Vortragsräumen ist ein Beamer fest installiert.

Präsentationen mit einem Beamer müssen aufwendig vorbereitet werden. Weil die festgelegte Reihenfolge der Charts nur schwer zu ändern ist, können sie zudem leicht aufgesetzt wirken.

Pinnwand

Eine Pinnwand besteht aus einem großen Träger, auf dem Stoff, Kork o. Ä. aufgezogen ist, damit z. B. Kärtchen, Fotos oder Zeitungsausschnitte angeheftet werden können. Sie wird ähnlich eingesetzt wie das Flipchart, allerdings lässt sich die Arbeitsfläche nicht so schnell und einfach austauschen. Dafür lässt sie sich vielfältiger nutzen, weil die angepinnten Materialien ausgetauscht und sortiert (geclustert) werden können.

Die Pinnwand eignet sich für die Arbeit in kleinen Gruppen.

Der Medieneinsatz kann je nach Art der Präsentation durch weitere Hilfsmittel unterstützt werden, z. B.:

  • Zeigestock,
  • Laserpointer,
  • Overlays,
  • Toneinspielungen,
  • Videos.

Visualisierung

Ein Vortrag ohne visuelle Hilfsmittel ist vergleichsweise ineffektiv, weil Worte wesentlich schwerer zu merken sind als Bilder. Durch eine gute Visualisierung können Inhalte optisch betont und herausgestellt werden. Der gesprochene Vortrag soll dabei nicht ersetzt, sondern ergänzt werden. Dadurch wird

  • die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verstärkt,
  • der „Rote Faden“ deutlicher,
  • die Information leichter und schneller erfassbar gemacht,
  • das Behalten unterstützt und
  • die Prägnanz erhöht.

Im Prinzip sind der Kreativität bei der Visualisierung keine Grenzen gesetzt, die Grundregeln der visuellen Wahrnehmung und des Designs sollten aber beachtet werden, um eine optimale Darstellung zu erreichen.

Die Art der Visualisierung wird bei einer Präsentation immer vom Thema abhängen. Trotzdem gelten einige Grundregeln:

"Der rote Faden": Am Beginn einer Präsentation steht immer eine Gliederung des Vortrags und am Ende eine Zusammenfassung. Wenn vom Thema her möglich, endet die Präsentation mit einem Ausblick.
Besonders bei längeren Präsentationen sollte die Gliederungsübersicht an geeigneter Stelle wiederholt werden.
Die Gestaltung der Folien soll dazu beitragen, die Zuhörer bei der Entwicklung der Inhalte zu unterstützen, ihnen einen „Weg“ zu weisen. Alle Folien sollten das gleiche Grundlayout haben (Hoch- oder Querformat). Andernfalls entstehen Irritationen durch das veränderte Schema und die ständige Notwendigkeit, sich auf die andere Gestaltung einzustellen. Der Aufbau der Folien sollte einheitlich standardisiert sein.

Gestaltung der Folien: Bei der Gestaltung der Folien ist vor allem anderen darauf zu achten, dass sie eine unterstützende Funktion haben, sie dürfen nicht selbst Gegenstand der Präsentation werden. Der Vortragende muss im Mittelpunkt stehen. Folien sollten sich niemals vollständig selbst erklären, sie dürfen den Sprecher nicht entbehrlich machen. Gleichartige Elemente sollten auch gleich gestaltet sein.

Expertentipp

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Folien sollen die Aussagen des Vortrags visualisieren, sie sollen nicht dem Mitlesen dienen. Diese simple Regel ist wahrscheinlich diejenige, gegen die am häufigsten verstoßen wird. Wenn die Folien alle relevanten Informationen enthalten, bleibt dem Vortragenden nämlich nur noch, sie vorzulesen. Für die Zuhörer ist das langweilig und ermüdend. Nach ihrem Empfinden wäre bei dieser Gestaltung ein Buch die bessere Alternative.

Text, Bilder und Clips: Folien dürfen nicht überfrachtet wirken. Oft ist weniger mehr. Der Folieninhalt muss mit einem Blick erfasst werden können, aber die Folie muss nicht selbsterklärend sein. Sie sollte nicht mehr als 10 Zeilen umfassen, mit mehr Schrift wirkt sie unweigerlich überfrachtet und provoziert bei den Zuhörern Unmut und daraus folgend Widerstand. Folienränder werden meist weniger gut ausgeleuchtet, deshalb sollte ein Rand (ca. 2 cm) frei gelassen werden.

Farbliche Gestaltung: Farben sollten sparsam eingesetzt werden, sie übernehmen bei einer Präsentation unterschiedliche Funktionen:

  • Sie schmücken. Die Zuhörer empfinden die Farben als positiv stimulierend, sie ziehen die Aufmerksamkeit auf sich. Farbige Dinge erscheinen interessanter und bleiben deshalb auch besser in Erinnerung.
  • Sie ordnen. Wenn gleichartige Aussagen oder gleichartige Elemente regelmäßig in der gleichen Farbe erscheinen, übernehmen sie durch die Wiedererkennung eine Gliederungsfunktion.
  • Sie setzen Akzente. Farbige Elemente heben sich ab, werden akzentuiert und die Aussage wird unterstützt.

Symbole: Grafische Symbole und Bilder lockern die Darstellung auf, gliedern und verdeutlichen. Deshalb ist es sinnvoll, umfassend solche Zeichen einzusetzen. Dabei gilt:

  • Die Präsentation darf durch grafische Überfrachtung nicht unübersichtlich und verspielt wirken. Die zusätzliche Visualisierung muss sich dem Präsentationsziel unterordnen.
  • Zeichen müssen „passen“. Ein beliebiges Zeichen ohne Bezug zum Inhalt lenkt nur ab, dann ist weniger mehr.
  • Die Folien dürfen nicht überladen werden. Freiflächen auf den Folien sind für die Betrachter auch „Erholungsräume“.
  • Die Zeichen müssen eindeutig und leicht verständlich sein. Wenn sie erklärt werden müssen, stören sie.

Prüfungstipp

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Diese Hinweise sollten Sie für die Klausur und das Fachgespräch vorbereiten. Zur Anfertigung Ihrer Präsentation für die mündliche Prüfung (§ 6 Abs. 5 BibuchhFPrV) müssen Sie sich intensiver mit den Präsentationstechniken beschäftigen.