Kursangebot | Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen | Präsentationstechniken einsetzen

Teil 2: Wirtschaftsfachwirte - Handlungsbezogene Qualifikationen

Präsentationstechniken einsetzen

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Ziel und Gegenstand der Präsentation

01. Was ist das Ziel der Präsentation?

Video: Präsentationstechniken einsetzen

Präsentieren heißt, eine Idee zu verkaufen. Der Begriff „Idee“ ist dabei gleichbedeutend mit „Konzept, Angebot, Entwurf, Vorschlag“ usw.

Merke

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  • Jede Idee muss präsentiert werden, wenn der Urheber seine Idee auch realisieren will.

  • Präsentieren ist also nicht nur Weitergabe von Informationen.

  • Präsentieren ist: Andere für seine Ideen begeistern.

Der Präsentator hat immer zwei Ziele:

  • Sachliche Präsentationsziele:

    • Die anderen sollen verstehen, welchen Nutzen seine Idee für potenzielle Interessenten und für sie selbst hat.

    • Die Zuhörer sollen seine Idee akzeptieren.

    • Die Adressaten der Präsentation sollen sich für seine Idee entscheiden.

  • Persönliche Präsentationsziele:

    • Der Präsentator will Anerkennung als Fachmann.

    • Der Präsentator will Bestätigung als Mensch.

Gerade die persönlichen Wirkungsmittel sind mitbestimmend für den Präsentationserfolg. Jeder, der eine Idee präsentiert, präsentiert auch sich selbst. Eine noch so gute Präsentationstechnik hilft nicht, wenn die Zuhörer unterschwellig spüren, dass man nicht hinter seiner Idee steht.

Voraussetzungen einer erfolgreichen Präsentation

01. Welche Voraussetzungen müssen für eine erfolgreiche Präsentation erfüllt sein?

Video: Präsentationstechniken einsetzen

Eine Präsentation wird dann erfolgreich sein, wenn der Präsentator folgende Voraussetzungen sicherstellt:

  1. Adressatenanalyse:

    Wen habe ich vor mir? Auf welchem Niveau kann ich präsentieren? Welche Zeit habe ich zur Verfügung?

  2. Fachlich gut vorbereitet sein:

    Stichwortmanuskript o. k.? Raum und Medien vorbereitet? Funktioniert die Technik?

  3. Mental gut vorbereitet sein:

    ausgeschlafen, positive Stimmung, munter, agil, innerlich „aufgeräumt“.

  4. In der Präsentationstechnik geübt sein:

    Vorher: üben, üben, … Helfer suchen! (Kollegen, Familie); Vortragsweise, Wortwahl.

  5. Visualisierungsmittel vorbereiten:

    Overheadprojektor/Folien, Flipchart, Wandtafel, Pinnwand.

    Merke

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    Eine Präsentation ohne Visualisierung ist keine Präsentation!

02. Was ist eine improvisierte Präsentation? Welche Empfehlungen lassen sich nennen?

Nicht selten besteht für Führungskräfte die Notwendigkeit, im Rahmen von Mitarbeiterbesprechungen oder Gesprächen mit dem Kunden eine Problemsituation, einen Sachverhalt, einen Schadensfall an einer komplexen Anlagen o. Ä. „aus dem Stand heraus“ zu verdeutlichen (zu präsentieren). Auch in dieser Situation geht es darum, ein bestimmtes Ziel zu erreichen und den anderen zu überzeugen.

Daher sollte auch im „improvisierten Fall einer Präsentation“ das gesprochene Wort durch eine geeignete Visualisierung unterstützt werden.

Es kommt nicht auf „Schönheit und Perfektion“ an, sondern entscheidend ist, dass durch Klarheit und Systematik in „Wort und Bild“ die beabsichtigte Wirkung erreicht wird. Im einfachsten Fall kann eine einfache, aber strukturierte und verständliche Handskizze (auf Papier, auf Pappe, ggf. auf der Wand des Rohbaus) das gesprochene Wort zutreffend unterstützen.

 

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03. Welche Gestaltungselemente können eingesetzt werden? Was ist jeweils zu beachten?

1. Grundregel der PräsentationFür die Präsentation gilt eine im Volksmund bekannte Grundregel in abgewandelter Form: Reden ist Silber,
zeigen ist Gold!
2. Erkenntnisse der LerntheorieIn der Lerntheorie gilt im Allgemeinen:
Für den Präsentator heißt dies: Das gesprochene Wort wird nicht nur durch Körpersprache unterstützt, sondern auch durch geeignete Visualisierung (Medien, Techniken der Gestaltung).
Der Mensch behält
20 % durch Hören
30 % durch Sehen
50 % durch Hören und Sehen.
3. Einsatz geeigneter Medien und Hilfsmittel Beispiele:
  • Leinwand
  • Flipchart
  • Wandtafel, Whiteboard
  • TV/Monitor
  • Großbildschirm
  • PC, Beamer
  • Videorekorder, DVD-Player
  • Video-/Tonkassette
  • Fotografie/Projektor
  • Internet/Intranet
Die Regel lautet: Medien und Hilfsmittel vorbereiten und erproben; den Einsatz der Technik vorher üben. Gestaltungselemente der Visualisierung richtig einsetzen
4. Textgestaltung
  • gut lesbar
  • richtige Schriftgröße (mind. Schriftgrad 16)
  • ggf. unterschiedliche Schriftgrößen
  • von links nach rechts anordnen
Achten
Sie
auf
die
richtige
Schriftgröße!
  • Groß- und Kleinbuchstaben verwenden
GROSSBUCHSTABEN SIND NICHT GUT ZU ERKENNEN!
  • Druckschrift statt Schreibschrift
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als Druckschrift
  • nur kurze Aussagen
  • Blöcke bilden, gliedern
  • nicht überfrachten (z. B. bei der Transparentfolie: ca. 5 Zeilen)
  • ggf. farbliche Markierung (sparsam!)
5. Freie Grafiken, Symbole, Diagramme und optische Pointierungen gezielt einsetzen
5.1 Freie GrafikBlattaufteilung und Anordnung der Elemente:
  • Überschrift
  • Grafik (Maßstab)
  • ggf. Text
  • Quelle

Beispiel:
Montageablauf
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5.2 Diagramme Beispiele:
  • Kurvendiagramm
  • Struktogramm
  • Säulen-/Balkendiagramm
  • Kreis-/Tortendiagramm
  • Flächendiagramm
  • Kartogramm
  • Piktogramm/Bildstatistik
  • Organigramm
  • Flussdiagramm
  • Netzplan
  • Varianten, z. B.:
  • mit/ohne Schatten
  • 2-D/3-D-Darstellung
  • normiert auf 100 %
  • gedreht
  • mit/ohne explodierendem Segment
  • neben-/übereinander
Bei mehren Grafiken/Diagrammen bzw. bei Konzeptarbeiten: Abbildungen fortlaufend nummerieren.
5.3 SymboleStandardisierte Symbole, z. B.:
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Freie Symbole, z. B.:
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5.4 BilderBilder, Fotos, Zeichnungen und Karikaturen (gescannt oder selbst erstellt) sparsam verwenden; keine komplexen Darstellungen. Quellenangabe bzw. Urheberrecht beachten.Montageträger
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5.5 FarbenSparsam verwenden; in der Regel nicht mehr als drei Farben pro Seite/Chart. Keine dunklen Farben einsetzen. Gängige Signalwirkung beachten:Rot   = Gefahr
Gelb = Achtung
Grün = Sicherheit
Blau  = Hinweis
Weiß = Führung
6. TabellenAnzahl der Spalten und Zeilen begrenzen; Beschriftung nur horizontal und eindeutig. Jede Zeile und Spalte wird bezeichnet.
7. Anordnung der Gestaltungselemente
DynamikReihungRhythmus
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8. LayoutEinheitlich, übersichtlich, keine permanente Änderung der Gestaltungselemente, keine Überfrachtung, wichtige Aussagen im Zentrum.

04. Wie lassen sich statistische Ergebnisse grafisch darstellen?

Video: Präsentationstechniken einsetzen

 Die grafische Darstellung statistischer Ergebnisse ist mithilfe von

  • Strecken und Kurven (z. B. Linien-, Stab- bzw. Säulendiagramme),

  • Flächen (z. B. Kreisdiagramme, Struktogramme),

  • 3-dimensionalen Gebilden,

  • Kartogrammen oder

  • Bildstatistiken

möglich.

Video: Präsentationstechniken einsetzen

Beispiel: Säulendiagramm, vertikal Beispiel: Balkendiagramm, horizontal
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imported
Beispiel: Liniendiagramm Beispiel: Flächendiagramm
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Beispiel: Kreisdiagramm

Vergleich mit explodiertem Segment

 

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Beispiel: Struktogramm

Vergleich, mit Legende, mit Normierung auf 100 %, 3-D-Darstellung

 

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05. Welche Einzelaspekte sind bei der Erstellung von Diagrammen zu beachten?

  1. Für die Ordinate (Senkrechte; y-Achse) und die Abszisse (Waagerechte; x-Achse) ist ein geeigneter Maßstab auswählen, sodass die grafische Darstellung die Entwicklung in der Realität wiederspiegelt.

  2. Jede Achse ist zu bezeichnen .

  3. Jedes Diagramm hat eine Überschrift und ggf. einen Quellenhinweis (z. B. Darstellung nach betriebsinternen Daten der Kostenrechnung).

  4. Bei Konzeptarbeiten empfiehlt es sich, die Abbildungen zu nummerieren .

Vorbereitung der Präsentation

01. Welche Einzelaspekte sind bei der Vorbereitung der Präsentation zu berücksichtigen?

 

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  • Ziel der Präsentation:

    Die exakte, möglichst messbare Zielformulierung ist eigentlich eine Banalität; trotzdem wird sie häufig vernachlässigt. Hilfreich sind folgende Schlüsselfragen:

    • Was soll das Resultat der Präsentation sein?

    • Was sollen die Teilnehmer anschließend denken und/oder tun?

    • Worüber soll informiert werden?

    • Welcher Nutzen soll angeboten werden?

  • Adressatenanalyse:

    Hilfreich ist die „SIE-Formel“:

    SSituation
    IInteresse
    EEigenschaften
    • Wie viel Personen? Welches Alter? Welches Geschlecht?

    • Was erwarten die Zuhörer? Welche Einstellungen bringen Sie mit? Gemeinsamkeiten und Interessen?

    • Bildung? Ausbildung? Beruf? Vorwissen? Welche Medien passen?

  • Inhaltliche Vorbereitung der Präsentation:

    Die Stoffauswahl, die Bewertung und die Verdichtung einzelner Themenpunkte erfolgt in Verbindung mit der Zielsetzung und der Adressatenanalyse. Empfehlungen dazu: Der Stoffinhalt und -umfang lässt sich über die „SAGE-FORMEL“ gestalten:

    SSammeln
    AAuswählen
    GGewichten
    EEinteilen
  • Die nächste Fragestellung, die innerhalb der Vorbereitung zu bearbeiten ist, heißt: „Wie präsentiere ich?“ Eine Gedankenbrücke dazu liefert die „VLAK-Formel“:

    VVerständlich
    LLebendig
    AAnschaulich
    KKompetent

    Zur Vorbereitung gehört, die notwendigen Medien und Hilfsmittel auszuwählen, zu erproben und bereit zu legen (Flipchart, Folien, Beamer, Unterlage für die Teilnehmer usw.).

  • Aufbau/Gliederung der Präsentation (Ablauflogik):

    Generell gilt folgender Ablauf:

    Einleitung → Hauptteil → Schluss.

    Innerhalb des Hauptteils kann gegliedert werden nach:

    • Ist → Fakten → Soll → Gründe → Maßnahmen + Nutzen

    • Ist → Fakten → Soll/Pro-Argumente → Soll/Contra-Argumente → Bewertung

    Im Allgemeinen ist es falsch, ein Wort-für-Wort-Manuskript zu erstellen. Besser ist es, ein Stichwort-Manuskript als gut gegliedertes Drehbuch mit Regieanweisungen zu gestalten (s. folgende Abbildung).

    Der linke Teil enthält das Themengerüst (sortiert nach Muss- und Kann-Themen).

    Der rechte Teil der Abbildung erinnert an Hilfsmittel, Medieneinsatz und besondere Aktivitäten (rhetorische Frage, Appell, Zusammenfassung).

    Mit einem Textmarker können besondere Punkte hervorgehoben werden. Sehr geeignet sind Karteikarten in DIN-A5-Format.

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  • Organisation der Präsentation:

    Die organisatorische Seite erledigt der Präsentator am besten mithilfe einer Checkliste.

    • Ist der Ort geeignet (ggf. Anreiseweg, gut zu finden usw.)?

    • Ist der Raum rechtzeitig reserviert, groß genug (Teilnehmer, Medien)?

    • Sind Zeitpunkt und Dauer richtig gewählt?
      (weniger geeignet z. B.: Freitag nachmittags, Anreise zu einer Zeit mit hoher Verkehrsdichte u. Ä.)

    • Müssen Pausen/Getränke eingeplant werden?

    • Sind die Medien und Materialen rechtzeitig fertig und im Raum vorhanden?

    • Müssen Unterlagen für die Teilnehmer vorbereitet werden (sog. Handouts)?

    • Ist der Präsentator persönlich vorbereitet?

      • Gut gelaunt?

      • Ausgeschlafen?

      • Hat er sich mit der Räumlichkeit vertraut gemacht?

      • Sind die Medien störungsfrei einsetzbar?

        (Ersatzbirne, ausreichend Flipchartpapier, Stifte nicht ausgetrocknet usw.)

  • Generalprobe:

    Eine Präsentation, die auf dem Papier tadellos aussieht, kann trotzdem weniger erfolgreich verlaufen. Die Gründe können sein:

    • Die Ausführungen fließen noch nicht in freier Rede. Dies muss geübt werden! Der Präsentator muss den Inhalt seiner Aussagen „im Schlaf können“, damit er auch bei unvorhergesehenen Unterbrechungen den roten Faden wieder findet und er seine volle Konzentration der Sprechtechnik und den Zuhörern widmen kann.

    • Die Verzahnung von Sprache und Visualisierung muss geübt werden. Die Regel heißt: „Erst sprechen, dann schreiben oder umgekehrt; nicht gleichzeitig“.

    • Erst im Echtbetrieb lassen sich Schwachstellen erkennen (zu wenig Licht, Bestuhlung nicht geeignet, Medien nicht richtig platziert, Schriftgröße der Folien ungeeignet u. Ä.).

    • Es tauchen noch Schwachstellen in der persönlichen Wirkung auf (Sprache, Körpersprache).

Aus diesen Gründen sollte kein Präsentator auf die Generalprobe verzichten: Mithilfe von z. B. Kollegen aus dem Betrieb wird unter Echtbedingungen die Präsentation simuliert. Diese „Helfer“ geben Feedback und wirksame Verbesserungsmöglichkeiten; u. U. ist auch der Einsatz von Tonbandgerät oder Videoaufzeichnung sinnvoll.

Umsetzen der Präsentation

01. Wie ist der Ablauf einer Präsentation?

  1. Ablauflogik:

    Für die Präsentation gibt es verschiedene Möglichkeiten, seine Argumente logisch miteinander zu verknüpfen; in jedem Fall gilt: Der Stoff muss gegliedert dargeboten werden.

    1.1

    Vor dem Beginn:

    „Spannungspause“ und Blickkontakt aufnehmen; erst zu sprechen beginnen, wenn sich alle Teilnehmer zugewandt haben. Den Beginn der Präsentation signalisieren!

    1.2

    Sich persönlich vorstellen:

    Name, Funktion, Bezug zum Thema (kkp = kurz, konkret, präzise)

    1.3

    Thema und Ziel nennen sowie Gliederung aufzeigen, z. B.:

    EinleitungHauptteilSchluss
    • Begrüßung
    • ggf. sich vorstellen
    • Zielsetzung
    • Ist-Situation
    • Daten, Fakten
    • Konsequenzen
    • Fazit
    • zum Handeln auffordern

    Innerhalb des Hauptteils kann gegliedert werden nach:

    • Ist → Fakten → Soll → Gründe → Maßnahmen + Nutzen

    • Ist → Fakten → Soll/Pro-Argumente → Soll/Contra-Argumente → Bewertung

  2. Durchführung der Präsentation:

    • Blickkontakt und Anrede zu Beginn

    • sich persönlich vorstellen

    • Thema nennen und Gliederung zeigen

    • Zusammenfassungen geben

    • Präsentation richtig abschließen (nicht: „Ich bin am Ende.“)

    Der Schluss einer Präsentation hat besonderen Stellenwert. Der Präsentator sollte hierzu eine geeignete Formulierung eingeübt haben. Generell lautet die Aussage am Schluss immer:

    „Zum Handeln, zum Denken, zum Überdenken auffordern!“

    Die Aussage, „ich danke für Ihre Aufmerksamkeit“ ist zwar nicht falsch, wirkt aber müde und abgegriffen. Nachfolgend sind Beispiele für richtige und falsche Schlussaussagen dargestellt:

    So nicht:Besser so:
    „Ich bin am Ende!“
    „Ich habe fertig!“
    „Ich bin fertig!“
    „Die Kosten der Entsorgung werden deutlich ansteigen. Wir haben aber die Chance … Lassen Sie uns das gemeinsam angehen … ich bitte Sie um Ihre Unterstützung!“
  3. Nachbereitung der Präsentation:

    Die Nachbereitung der Präsentation umfasst eine Reihe von Anschlussarbeiten. Außerdem steht sie im Zeichen der „Verbesserung zukünftiger Präsentationen“. Im Einzelnen sind folgende Fragen zu beantworten bzw. Arbeiten durchzuführen:

    • War die Präsentation wirksam? Ist das Ziel erreicht worden?

    • Was kann bei zukünftigen Präsentationen wirksamer gestaltet werden? Hier hilft die Bitte an die Teilnehmer, ein unmittelbares Feedback zu geben.

    • Müssen die Teilnehmer ggf. ein Protokoll der anschließenden Diskussion erhalten?

    • Welche Aktionen sollen/müssen aufgrund der Präsentation ausgelöst werden? Wer macht was, wie, bis wann?

02. Welche ergänzenden Einzelempfehlungen lassen sich für die Durchführung einer wirksamen Präsentation geben?

Durchführung einer Präsentation
Begrüßung (davor)Es empfiehlt sich vor dem Beginn (vor der Präsentation), die Teilnehmer persönlich zu begrüßen, falls dies der Situation angemessen ist; dies schafft Kontakt.
KleidungÜberprüfen, ob das „Outfit“ o. k. ist. Die Kleidung sollte dem Anlass und der Zielgruppe entsprechen.
InhalteSeien Sie tagesaktuell und nehmen Sie Bezug auf die Interessenslage der Hörer (zeitlicher Bezug/zeitliche Nähe, Hinweis auf knappe Ressourcen u. Ä.).
Nicht beim Urschleim beginnen und einen großen Bogen der Historie schlagen. „Gib Ihnen Historie, immer gib Ihnen und fang bei den alten Römern an.“ (Kurt Tucholsky)
Ich-BotschaftenVerwenden Sie nicht die „Man-Tour“, sondern sprechen Sie konkret in der Ich-Form; dies wirkt überzeugender. Die Psychologie nennt dies Ich-Botschaften.
Beispiel:
„Man hat allgemein die Erfahrung gemacht, dass …“; besser: „Ich habe im Außendienst die Erfahrung gemacht, dass …“
Sie-AnspracheDer Bezug zu den Hörern kann durch die Sie-Anrede hergestellt werden. Die Teilnehmer fühlen sich angesprochen.
Beispiel:
„Viele von Ihnen waren bei dem Projekt … beteiligt und haben folgendes festgestellt …“ „Wenn Sie auf die letzten fünf Jahre Ihrer Tätigkeit zurückschauen, dann …“

03. Was tun Sie bei Störungen während der Präsentation?

Keine noch so effektive und sorgfältige Vorbereitung der Präsentation kann vermeiden, dass während der Durchführung Störungen auftreten können. Der Begriff „Störungen“ ist hier nicht negativ besetzt, sondern soll einfach „Abweichungen von Ihrem Plan“ (unvorgesehene Ereignisse) bezeichnen. Dazu werden einige Empfehlungen gegeben (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

StörungenBeispielEmpfehlung
in der Technik: Versagen der Technik, z. B. Ausfall der Glühbirne des OH-Projektors, Fehlen der Ersatzrolle, Fehlen von Stiften/Flipchart-Papier u. ÄSprechen Sie den Aspekt kurz an (ohne Dramatik) und beheben Sie in einfachen Fällen den Fehler/den Mangel; je nach Kontakt zum Hörerkreis können Sie um Unterstützung bitten. Beim Versagen anspruchsvoller Technik, z. B. Beamer, sollten Sie auf ein Ersatzmedium ausweichen.
beim Präsentator: Roter Faden ist verloren gegangen; Black OutRuhe bewahren; im Konzept/in den Karteikarten neu orientieren; ggf. ansprechen: „Einen kleinen Moment, ich muss den roten Faden wieder richtig aufnehmen“; ggf. sich helfen lassen: „Ich glaube, im Moment stehe ich auf der Leitung. Können Sie mir beim roten Faden helfen?“ – oder ähnlich.
aus der Gruppe:Kurze Zwischenfrage aus dem Hörerkreis
Beispiel:
„Was ist mit dem Begriff … gemeint?“
Kurz beantworten, falls möglich; danach Feedback holen: „Ist das o. k.?“ „Reicht diese kurze Antwort im Moment?“ Dann in der Präsentation fortfahren.
Problematisierende Frage aus dem Zuhörerkreis:
Beispiel:
„Vor dem Hintergrund der derzeitigen Preisentwicklung auf den globalen Märkten erscheint mir Ihr Vorhaben schwierig.“
Kurz beantworten, falls möglich und um Vertagen auf die Pause/an den Schluss/bitten bzw. auf die anschließende Diskussion „verweisen“. Keine Fachsimpelei während der Präsentation; sie ist primär eine Einweg-Kommunikation.
Killerphrase
Beispiel:
„Sie glauben doch nicht im Ernst an das Märchen …“
Nicht direkt aufgreifen, sondern sachlich auf persönliches Gespräch am Schluss/in der Pause bzw. auf die anschließende Diskussion verweisen.
Störende Unterhaltung zwischen zwei Teilnehmern1. Stufe: Blickkontakt aufnehmen und so „zurückgewinnen“.
2. Stufe: Positiv, direkt ansprechen: „Ich sehe, dieser Punkt beschäftigt Sie; kann ich …“
3. Stufe: Direkt ansprechen und bitten, die Unterhaltung einzustellen: „Herr Müller … ich bitte um Verständnis, dass ich Sie direkt anspreche. Ich habe Mühe, mich zu konzentrieren – danke.“
Unruhe in der GruppeOftmals ist der Vorschlag einer „Kurzpause“ zum Lüften (5 min) hilfreich.

04. Was ist der Fünfer-Rhythmus beim mediengestützten Vortrag?

  1. Inhalt der nächsten Darstellung kurz ankündigen

  2. Darstellung zeigen, auflegen bzw. einblenden – Sprechpause einlegen, damit die Darstellung vom Publikum aufgenommen werden kann

  3. Darstellung erklären

  4. Darstellung inhaltlich kommentieren

  5. Währenddessen immer zeigen, wo Sie gerade sind.

Quelle: Nitor-Lernsysteme, www.nitor.de