Stellenplanung und Stellenbeschreibung

01. Welche Bedeutung haben Stellenbeschreibungen?

Anforderungsprofile werden auf der Basis von Stellenbeschreibungen erstellt (→ 7.3.1). Stellenbeschreibungen zeigen dem Mitarbeiter, welche Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse er hat. Sie werden als Instrument der Organisation sowie als personalpolitisches Instrument für vielfältige Zwecke eingesetzt, z. B.:

• Kompetenzabgrenzung

• Personalauswahl

• Personalentwicklung

• Organisationsentwicklung

• Stellenbewertung

• Lohnpolitik/Gehaltsfindung

• Mitarbeiterbeurteilung

• Feststellung des Leitenden-Status

• interne und externe Stellenausschreibung.

02. Welchen Inhalt haben Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind formalisierte Darstellungen der wesentlichen Merkmale einer Stelle; sie werden auch als Arbeitsplatz-, Tätigkeits-, Aufgaben- oder Positionsbeschreibungen sowie als Job description bezeichnet. Es gibt in der Literatur und in der Praxis keine einheitliche Darstellung über Inhalt und Struktur einer Stellenbeschreibung. Üblicherweise sind enthalten: Bezeichnung der Stelle, Über-/Unterstellung, Zielsetzung, Aufgaben und Befugnisse. In der Praxis wird vielfach das entsprechende Anforderungsprofil der Stelle mit aufgenommen.

03. Wie können Stellenpläne als Instrument der Personalplanung eingesetzt werden?

• Der Stellenplan zeigt alle Stellen eines Betriebes oder eines organisatorischen Bereichs – unabhängig davon, ob sie besetzt sind oder nicht. Insofern hat der Stellenplan Soll-Charakter. Der Stellenplan baut auf vorhandene Stellenbeschreibungen auf und enthält Angaben über die Anzahl und Bezeichnung der vorhandenen Planstellen. Er kann in Form eines Organigramms oder als Tabelle dargestellt werden.

• Der Stellenbesetzungsplan wird aus dem Stellenplan entwickelt und enthält weitere Angaben: Ob und von wem die Stelle besetzt ist und ggf. weitere Informationen über den Mitarbeiter (Alter, Eintrittdatum, Vollmacht).

• Von einem Stellenbewertungsplan spricht man, wenn die Funktionswerte je Stelle eingetragen werden, d. h. die tarifliche oder außertarifliche Eingruppierung (z. B. T 6, AT 2; T = Tarifgruppe; AT = außertarifliche Gruppe).

Stellenpläne und Stellenbesetzungspläne gehören zu den wichtigsten Instrumenten der Personalplanung (>> 7.1.2/03./Nr. 6). Ein Nachteil der Stellenpläne ist die relativ große Starrheit dieses Instruments bzw. der Korrekturaufwand bei der Anpassung an Veränderungen in der Organisation des Betriebes.

Diesen Nachteil versucht man auszugleichen, indem man Stellenpläne nach der Methode „Planung offener Systeme“ unter Berücksichtigung sich verändernder Arbeitsprozesse gestaltet:

• Als System bezeichnet man die Gesamtheit von Elementen, die zueinander in Beziehung stehen, von der Umwelt abgegrenzt sind und verschiedene Bestandteile haben (z. B. Aufgaben, Aufgabenträger, Mittel, Informationen).

  Beispiel

  Beispiel für Systeme, speziell Subsysteme: Fertigung, Personalwesen, Absatz.

• In einem offenen System stehen nicht nur die Elemente untereinander in Beziehung, sondern es bestehen auch Verbindungen zu den Elementen anderer Systeme.

  Beispiel

  Das Subsystem „Personalplanung“ wird so gestaltet, dass Verbindungen zu den Systemen „Fertigungsplanung“ und „Absatzplanung“ existieren.

Konkret dargestellt lässt sich die Personalplanungsaktivität dadurch verbessern, indem man Stellenpläne vereinfacht und als offenes System plant: Gleichartige/gleichwertige Stellen werden nach Kategorien zusammengefasst, sodass sich eine direkter Zusammenhang bei der Veränderung im Fertigungsprozess oder in den Arbeitsprozessen zur Personalplanung herstellen lässt.