Informations- und Kommunikationssysteme als Grundlage betrieblicher Entscheidung und Abwicklung von Prozessen

01. Wie kann man Nachrichten, Informationen und Daten unterscheiden?

• Nachrichten sind Aussagen und Hinweise ohne eine besondere Anforderung an Form und Inhalt.

  Auch: Nachrichten sind die regelmäßigen Informationen im Hörfunk bzw. Fernsehen.

• Informationen sind Nachrichten, die aus einem Inhalt und einer Darstellung bestehen. Eine Information ist zweckorientiertes Wissen über Personen, Sachen oder Sachverhalte.

• Daten sind Informationen aus Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen, z. B. 2706gwf+.

02. Welche Bedeutung haben Informationen für Geschäftsprozesse?

Der Zweck von Informationen besteht in der Regel darin, Handlungen vorzubereiten, durchzuführen und zu kontrollieren. Informationen reduzieren den Unsicherheitsgrad von Entscheidungssituationen.

03. In welcher Form werden Informationen in Unternehmen verwertet?

Informationen sind sowohl Instrument als auch Gegenstand des Handelns. Informationen als Führungsinstrument besitzen Lenkungscharakter und sind geeignet, Unternehmensprozesse zu steuern.

Informationen als Gegenstand des Handels sind Wirtschaftsgüter, die einen Marktpreis besitzen und einer Kosten-Nutzen-Analyse unterworfen werden. Beispiele für die Zuordnung von Informationen in den Bereich eines Wirtschaftsgutes sind alle Statistiken und Informationsblätter, die der Informationsgewinnung dienen.

04. Welche Einsatzgebiete lassen sich heute für die EDV-gestützte Informationsverarbeitung nennen?

05. Welchen Nutzen kann die Edv-gestützte Informationsverarbeitung aus betrieblicher Sicht bieten?

Beispiele:

• Automatisierung sich wiederholender Prozesse

• Vereinfachung von Tätigkeiten und Abläufen (Rationalisierung)

• Beschleunigung der Informationsverarbeitung

• Verbesserung der Arbeitsproduktivität

• Reduzierung der Kosten

• Möglichkeit der Personalreduktion

• exakte Dokumentation und Reproduktion von Daten (z. B. Zeichnungen, Stücklisten).

06. Welche Anforderungen werden an Informationen und Informationssysteme gestellt?

• Vollständigkeit

• Eindeutigkeit

• Aktualität

• Benutzerfreundlichkeit

• Aktivität (Erleichterung des Zugriffs).

07. Wie lässt sich der Prozess der Informationsgewinnung, -speicherung und -weiterleitung beschreiben?

08. Was versteht man unter dem Informationsbedarf?

Informationsbedarf ist die Menge von Informationen, die von einem oder mehreren Entscheidungsträgern zur Lösung anstehender Probleme benötigt wird.

09. Was sind Informationsquellen?

Informationsquellen sind sämtliche Personen, Gegenstände und Prozesse, die Informationen liefern. Es kommt daher darauf an, dass ein Unternehmen über die richtigen, d. h. für seine Zwecke notwendigen und geeigneten Informationsquellen verfügt und damit alle benötigten Informationen in der richtigen Zeit und Menge beschaffen kann.

10. Was ist das Problem der Informationsbeschaffung?

Die Güte einer Entscheidung hängt wesentlich von der Eignung und Qualität der verfügbaren Informationen ab. Der Verarbeiter von Informationen muss daher über genügend Fachwissen und Gespür für die Bewertung seiner Informationen und deren Aussagekraft besitzen, wenn er nicht Gefahr laufen will, seine Entscheidungen auf falschen oder unvollständigen Informationen aufzubauen.

11. Welche Bereiche sind für eine Informationsbeschaffung besonders wichtig und aussagefähig?

• Die Absatzregion und ihre Eigenheit

• Bedarf und Nachfrage am Markt

• die Konkurrenzverhältnisse

• Produkt- und Programmpolitik für den Markt

• Distribution zum und auf dem Markt

• Kontrahierungspolitik für die anzubietenden Produkte.

12. Auf welche Weise wird die Informationsbeschaffung vorgenommen?

Zunächst müssen die erforderlichen Informationsquellen (externe, interne) ausgewählt werden und sodann müssen Umfang, Genauigkeit und Häufigkeit der zu beschaffenden Informationen festgelegt werden. Diese orientieren sich am Informationsbedarf.

13. Welche Arten der Informationsbearbeitung werden unterschieden?

Man unterscheidet

1. die verwender- und die nichtverwenderorientierte Informationsbeschaffung, wobei die verwenderorientierte Informationsbeschaffung als Informationsnachfrage und die nicht verwenderorientierte Beschaffung als Informationsangebot bezeichnet werden,

2. nach dem Ort der Entstehung unterscheidet man zwischen

   • betriebsinterner und

   • betriebsexterner Informationsbeschaffung.

14. Wie lassen sich betriebsinterne Informationen beschaffen und auswerten?

Bei betriebsinternen Informationen werden Daten weiterverwendet, die aus anderen Anlässen anfallen. Beispiele sind die Kosten, die der betrieblichen Kostenrechnung entnommen werden, und Personaldaten, die von der Personalabteilung zur Verfügung gestellt werden. Allerdings ist in jedem Fall darauf zu achten, dass die Datengrundlagen übereinstimmen, um nicht methodisch zu falschen Ergebnissen zu gelangen.

15. Was sind externe Quellen der Informationsbeschaffung?

Betriebsexterne Daten lassen sich über selbstständige Institute und statistische Ämter und anderen Institutionen (Kammern, Verbände) oder freien Anbietern oder einfach aus statistischen Quellen beschaffen.

16. Was versteht man unter einer Informationsbewertung?

Oftmals können Informationen nur unter erheblichen Kosten beschafft werden. In jedem Fall ist eine Kosten-Nutzen-Analyse anzustellen, um sicherzustellen, dass die Kosten nicht höher sind als der durch die Informationsbeschaffung erreichte Nutzen.

17. Welchen Arbeiten sind im Rahmen der Informationsbe- und -verarbeitung auszuführen?

Die im Wege der Informationsbeschaffung gewonnenen Informationen/Daten liegen in der Regel nicht in der für den Betrieb erforderlichen Form und Darstellungsart vor. Daher ist eine Be- und Verarbeitung der Informationen notwendig:

• Aufbereitung der Informationen, z. B.:

  • selektieren

  • ordnen

  • zusammenfassen, verdichten

• Speichern der ausgewählten Informationen

• Pflege und Aktualisierung der Informationen/Datenbestände.

18. Wie werden Informationen weitergeleitet?

Informationen erfordern einen Informationsträger in Form von Nachrichten oder Daten, die ihrerseits durch Datenträger wie Signale oder Schriftstücke dargestellt werden.

19. Welche Informationsträger lassen sich unterscheiden?

Informationen können auf verschiedenen Trägern (auch: Datenträger, Speichermedien) erfasst, bearbeitet, gespeichert und weitergeleitet werden – manuell oder maschinell:

Man kann daher EDV-verwaltete Informationen und Nicht-EDV-verwaltete Informationen unterscheiden. Die steigenden Anforderungen an das Informationsmanagement bezüglich Geschwindigkeit, Qualität, Menge, Sektion, Vernetzung und Wirtschaftlichkeit der Datenbearbeitung und -bereitstellung führen zu einer weiteren Zunahme der DV-gestützten Informationsbe- und -verarbeitung.

20. Wer benötigt Informationen aus dem Unternehmensbereich?

• Die Gesellschafter

• der Aufsichtsrat

• der Betriebsrat

• die Gläubiger (Lieferanten, Kreditgeber, Banken)

• die Finanzbehörden zur Feststellung der Steuerlast

• die Öffentlichkeit über die Bedeutung, die Produkte, die Beschäftigungslage, die konjunkturelle Lage und die Umweltpolitik

• die statistischen Ämter

• die Institute, die sich mit Betriebsvergleichen befassen.

21. Welche Aufgabe und Bedeutung hat das Informationsmanagement aus betrieblicher Sicht?

Informationen sind heute eine wichtige Ressource eines Unternehmens. Die Aufgabe des Informationsmanagements ist die planmäßige Gewinnung, Verarbeitung und Weiterleitung aller relevanter Informationen in dem betreffenden Unternehmen. In größeren Betrieben wird dafür zunehmend eine eigenständige Organisationseinheit gebildet. Die Aufgaben werden überwiegend mithilfe der EDV/IT gelöst.

Als Gründe für die wachsende Bedeutung lassen sich nennen:

• Verdichtung von Raum und Zeit

• rasante Zunahme des Wissens

• zunehmende Globalisierung

• rasch wachsende Entwicklung der technischen Kommunikationsmittel

• Notwendigkeit der Informationsselektion.

Ein Informationsmanagementsystem muss folgende Schwerpunkte in vernetzter Form bearbeiten und betriebsbezogene Lösungen bereitstellen:

Das Informationsmanagement muss sich auf alle Planungsebenen beziehen:

• Strategisches Informationsmanagement:

  Grundsätzliche, langfristige Planungen und Entscheidungen der Informationsbeschaffung, -verarbeitung und -weiterleitung (z. B. grundsätzliche Entscheidungen zur EDV-Technologie und -struktur).

• Taktisches Informationsmanagement:

  Mittelfristige Planungen und Entscheidungen, die aus dem strategischen Informationsmanagement abgeleitet werden (z. B. Wahl einer bestimmten Rechnertechnologie und Entscheidungen zur innerbetrieblichen Vernetzung).

• Operatives Informationsmanagement:

  Kurzfristige Planungsarbeiten und Entscheidungen unter Nutzung der vorliegenden Informationsstrukturen (z. B. DV-gestützte Generierung der Auftragsdaten, Erzeugen von Reports zur Kostenkontrolle).