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Grundlagen

 

01. Welche grundlegenden Aufgaben hat das Rechnungswesen?

Das Rechnungswesen dient der mengen- und wertmäßigen Erfassung, der Überwachung sowie der Auswertung aller betrieblichen und unternehmensbedingten Vorgänge, für die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Daraus lassen sich u. a. folgende Einzelaufgaben ableiten:

  • Dokumentation: Aufzeichnung aller internen und externen Geschäftsvorfälle nach Belegen

  • Rechenschaftslegung und Information: Erstellen des Jahresabschlusses aufgrund gesetzlicher Vorschriften und Information der Unternehmenseigner, Kreditgeber und der Finanzbehörde

  • Kontrolle: Überwachung der Wirtschaftlichkeit, Rentabilität und Liquidität.

  • Disposition: Aufbereitung des Zahlenmaterials als Basis für Planungen und Entscheidungen.

 

02. In welche Teilgebiete wird das Rechnungswesen gegliedert und wie sind diese voneinander abzugrenzen?

Das Rechnungswesen umfasst
externes Rechnungsweseninternes Rechnungswesen
FinanzbuchhaltungKosten- und LeistungsrechnungStatistikPlanungs- und Kontrollrechnung/ Controlling
Rechnungsgrößen und Inhalt
Vermögen und Kapital sowie Aufwand und ErtragKostenarten, Kostenstellen, KostenträgerSoll-/Ist-Vergleich BetriebsdatenerfassungPlanungsrechnung, Budgetierung, Abweichungsanalysen
jeweilige Hauptaufgaben
DokumentationKalkulationVergleichsrechnungPrognoserechnung
Rechenschaftslegungentscheidungsorientierte Unternehmensführung
Stichtags- und ZeitraumrechnungPreisentscheidungen, Kosten, RentabilitätZeitreihen darstellenÜberleben in der Zukunft sicherstellen
gängige Abkürzung oder Kurzbezeichnung
FiBuKoLei, KLRStatCO, PuK

1. Buchführung (auch Finanzbuchhaltung, FiBu, externes Rechnungswesen)

  • Zeitrechnung: Alle Aufwendungen und Erträge werden in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für einen Zeitraum (Monat, Quartal, Geschäftsjahr) erfasst. Alle Vermögens- und Schuldbestände werden in der Bilanz für einen bestimmten Zeitpunkt erfasst (Monatsende, Quartalsende, Geschäftsjahresende).

  • Dokumentation: Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle nach Belegen für interne und externe Zwecke; das Datenmaterial der Buchführung ist die Basis für die anderen Teilgebiete des Rechnungswesens.

  • Rechenschaftslegung: Nach Abschluss einer Periode erfolgt innerhalb der Buchführung ein Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), der die Veränderung des Vermögens und des Kapitals sowie des Unternehmenserfolges darlegt.

  • Präventions- und Beweisfunktion: die Belegorganisation der FiBu erschwert strafbare Handlungen und beweist die Richtigkeit der Geschäftsvorfälle.

2. Kosten- und Leistungsrechnung (auch Betriebsbuchhaltung, internes Rechnungswesen, KoRe, KLR):

  • Kostenartenrechnung: beantwortet die Frage, welche Kosten sind angefallen?

  • Kostenstellenrechnung: beantwortet die Frage, wo sind die Kosten angefallen?

  • Kostenträgerrechnung: beantwortet die Frage, wofür sind Kosten angefallen?

  • Kostenträgerstückrechnung: Erfasst pro Kostenträger den Werteverzehr (Kosten) und den Wertezuwachs (Leistungen), der mit der Durchführung der betrieblichen Leistungserstellung und Verwertung entstanden ist. Auf Basis einer Ist-, Normal- oder Plankostenrechnung.

  • Kostenträgerzeitrechnung: Erfasst pro Zeitraum den Werteverzehr (Kosten) und den Wertezuwachs (Leistungen), der mit der Durchführung der betrieblichen Leistungserstellung und Verwertung entstanden ist.

  • Überwachung der Wirtschaftlichkeit: Die Gegenüberstellung von Kosten und Leistungen ermöglicht die Ermittlung des Betriebsergebnisses und die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse innerhalb einer Abrechnungsperiode.

  • Preis-, Produkt- und Programmentscheidungen: Welche Preisgrenzen gibt es für ein Produkt, lohnt es sich ein Produkt anzubieten, wie soll das Produktprogramm sein? Auf Basis der Voll- oder Teilkostenrechnung.

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3. Statistik (Betriebsdatenerfassung):

  • Auswertung: Verdichtet Daten der Buchhaltung und der KLR und bereitet diese auf (Darstellung erfolgt in Kennzahlen oder Diagrammen).

  • Vergleichsrechnung: Über Vergleiche mit zurückliegenden Perioden (innerbetrieblicher Zeitvergleich) oder im Vergleich mit anderen Betrieben der Branche (Betriebsvergleich) wird die betriebliche Tätigkeit überwacht (Daten für das Controlling) bzw. es werden Grundlagen für zukünftige Entscheidungen geschaffen.

4. Planungsrechnung (auch Planungs- und Kontrollrechnung, PuK, Controlling):

  • Soll-Ist-Vergleich: Aus den Ist-Daten der Vergangenheit werden Plan-Daten (Sollwerte) für die Zukunft entwickelt. Diese Plan-Daten haben Zielcharakter. Aus dem Vergleich der Soll-Werte mit den Ist-Werten der aktuellen Periode können im Wege des Soll-Ist-Vergleichs (SiV) Rückschlüsse über die Realisierung der Ziele gewonnen werden, bzw. es können angemessene Korrekturentscheidungen getroffen werden.

  • Vollkostenrechnung: hier werden die gesamten Kosten und deren Verlauf betrachtet.

  • Teilkostenrechnung: hier werden Kosten differenziert betrachtet und daraus z. B. Deckungsbeiträge und die Break-even-Analyse abgeleitet.

 

03. Welche Aufgaben hat die Finanzbuchhaltung?

Die Hauptaufgaben der Finanzbuchhaltung sind die

  • Ermittlung

    • des Vermögens und der Schulden

    • der Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte

    • des Erfolges (Gewinn oder Verlust).

  • Bereitstellung von Informationen für alle Funktionsbereiche des Unternehmens und für Dritte (Kreditgeber, Gläubiger, Finanzbehörden)

  • Bereitstellung von Beweismitteln im Streitfall (Kunden, Lieferanten, Finanzbehörde, Banken usw.).

Die Finanzbuchhaltung ist das Hauptinstrument zur Feststellung und Analyse des Unternehmenserfolgs, sie dient als Grundlage für die

  • Kostenrechnung, die Statistik und die Planung und

  • die Berechnung der Steuern.

 

04. Wie kann die Abgrenzung zwischen der Finanzbuchhaltung (FiBu) und der Betriebsbuchhaltung (KLR) vorgenommen werden?

Die interne Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens kann folgende Struktur haben (exemplarisches Beispiel):

Bitte Beschreibung eingeben

Dabei haben die einzelnen Funktionsbereiche folgende Aufgaben:

  • Die Finanzbuchhaltung erfasst zahlenmäßig als langfristige Gesamtabrechnung die gesamte Unternehmenstätigkeit unter Zugrundelegung der Zahlungsvorgänge. Sie ist in Deutschland nach den Gesetzesvorschriften der Abgabenordnung sowie des Handelsgesetzbuches zu führen. Europaweit bzw. international sind in Unternehmen Vorschriften wie IFRS (International Financial Reporting Standards) bzw. IAS (International Accounting Standards) anzuwenden.

    Das Ziel der Finanzbuchhaltung ist die Erfolgsermittlung durch Gegenüberstellung von Aufwand und Ertrag, bzw. die Gegenüberstellung von Vermögensherkunft und Vermögensverwendung.

  • Bilanzierung ist die ordnungsgemäße Gegenüberstellung aller Vermögensteile und Schulden einer Unternehmung.

  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist die Gegenüberstellung aller Aufwendungen und Erträge zum Zweck der Erfolgsermittlung.

  • Die Betriebsbuchhaltung (KLR) ist eine (kurzfristige) Abrechnung, die den eigentlichen betrieblichen Leistungsprozess zahlenmäßig erfassen will. Ihr Ziel ist (stark vereinfacht) die Feststellung, wer im Betrieb welche Kosten in welcher Höhe wofür verursacht (hat).

  • Die Betriebsabrechnung hat die Aufgabe, mittels Betriebsabrechnungsbogen (BAB), die Kosten nach Gruppen getrennt zu sammeln (Kostenartenrechnung) und diese auf die Kostenstellen zu verteilen (Kostenstellenrechnung) und den Kostenträgern zuzurechnen.

  • Mit der Kalkulation versucht man, Produkten oder Leistungen ihre Kosten verursachungsgerecht zuzuordnen, um damit eine Grundlage für ihren Wert oder ihren Preis zu erhalten.

  • Die Betriebsergebnisrechnung ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung, die die angefallenen Kosten und Leistungen einer Periode gegenüberstellt.

  • Mit der Investitionsrechnung versucht man, die Erfolgsträchtigkeit von Investitionsobjekten zu ermitteln. Sie vergleichen die Kosten und Leistungen oder Aus- und Einzahlungen, die durch ein Investitionsobjekt verursacht werden.

  • Wirtschaftlichkeitsrechnungen sind mit den Investitionsrechnungen eng verwandt; sie dienen insbesondere dem Vergleich der Rentabilität von Verfahren und Projekten.

    Merke

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    Die Finanzbuchhaltung (Fibu) bildet den Rechnungskreis I (RK I) und ermittelt das Gesamtergebnis.

    Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) bildet den Rechnungskreis II (RK II). Sie erfasst alle Kosten und Leistungen einer Rechnungsperiode und zeigt das Betriebsergebnis.

 

05. Wie lauten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind gem. § 238 f. HGB und § 145 f. AO :

Materielle Ordnungsmäßigkeit

  • Alle Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah und geordnet erfolgen. Keine fiktiven Konten, kein Weglassen von Geschäftsvorfällen, keine falsche zeitliche Erfassung von Belegen.

  • Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit ohne große Schwierigkeiten in der Buchführung des Betriebes zurechtfinden.

  • Die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Belegprinzip/Belegzwang: Keine Buchung ohne Beleg und kein Beleg ohne Buchung (Fremd-, Eigen-, Notbelege). Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln erfasst.

  • Zwischen den Geschäftsvorgängen und ihrer Erfassung muss ein zeitlicher Zusammenhang bestehen.

  • Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten; die Kassen sind täglich abzustimmen.

Formelle Ordnungsmäßigkeit

  • Die Bücher sind im Inland zu führen und aufzubewahren.

  • Die Bücher sind in einer lebenden Sprache zu führen.

  • Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen (§ 244 HGB ).

  • Es dürfen keine leeren Zwischenräume gelassen werden.

  • Bei Verwendung von Abkürzungen, Buchstaben oder Symbolen muss deren Bedeutung eindeutig sein. Ggf. ist eine Abkürzungsliste zu führen.

  • Eintragungen dürfen nicht so verändert werden, dass man den ursprünglichen Inhalt nicht mehr erkennen kann. Korrekturen nur durch Stornobuchungen (kein Radieren oder Überschreiben), namentliche Kennzeichnung der Änderungen.

  • Belege müssen gekennzeichnet und geordnet aufbewahrt werden. Es muss eine fortlaufende eindeutige Belegnummerierung erfolgen. Von abgesandten Handelsbriefen muss der Kaufmann Kopien anfertigen und diese aufbewahren.

Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO i. V. m. § 257 HGB 

  • 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, GuV-Rechnungen, Buchungsbelege wie Kassenbelege, Ausgangs- und Eingangsrechnungen

  • 6 Jahre: Handelsbriefe, wie Angebote zu Geschäftsvorfällen

  • Fristbeginn ist der 01.01. des Kalenderjahres, das dem Jahr der Belegentstehung folgt.

EDV-gestützte Systeme.

Für EDV-Systeme gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Vorgeschrieben sind hierin: Beschreibung der Software, der jederzeitige und sichere Zugriff und der Schutz vor unbefugtem Zugriff.

Um Belege zu Geschäftsvorfällen ordnungsmäßig zu bearbeiten und auch aufzubewahren, sind verschiedene Arbeitsschritte zu erledigen:

a)

Vorbereitung: Ordnen, prüfen, vorkontieren: Die Belege müssen überprüft werden, ob sie sachlich und rechnerisch stimmen. Es muss geprüft werden, ob noch andere Belege den Geschäftsvorfall betreffen und welcher Beleg als Buchungsbeleg gelten soll.

b)

Buchen: Prüfen, ob sich Belege für Sammelbuchungen zusammenfassen lassen.

c)

Ablage: Die Belege sind fortlaufend, eindeutig zu nummerieren. Jeder zu buchende Beleg wird mit einem Kontierungsstempel versehen.

d)

Aufbewahrung: Die Belege sind geordnet aufzubewahren, damit sie zielsicher zu finden sind.

Verstöße gegen die Buchführungspflicht und -vorschriften werden je nach Schwere mit Geldbußen und Freiheitsstrafen geahndet. Außerdem ist die Finanzbehörde bei Verstößen berechtigt, eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (Umsatz, Gewinn) vorzunehmen.

 

06. Welche Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten?

Cloud-Server als Speichermedium

Als Speichermedium sind auch Cloud-Systeme genannt sowie die Bearbeitung und Ablage im „virtuellen“ Speicher rechtlich geregelt. Nach § 146 Abs. 2a AO zu ist zu beachten, dass die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen im Ausland einer separaten, antragsgebundenen Genehmigung bedarf („Cloud“-Server-Standort).

Scannen per Smartphone

Zulässig ist das Scannen/Fotografieren von Belegen mittels Smartphone, dies kann zu Erleichterungen bei der Abrechnung von Reisekosten führen. Die Erleichterung gilt auch für die Belegerfassung im Ausland, wenn die Belege im Ausland entstanden bzw. empfangen worden sind. Die Vorgabe, wonach Bücher und Aufzeichnungen in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind (§ 146 Abs. 2 AO ) steht dem nicht entgegen.

Ersetzendes Scannen und Buchführung im Ausland

Papierdokumente können gescannt und gespeichert werden (= ersetzendes Scannen). Im Anschluss dürfen die Papierdokumente unter den Voraussetzungen der Tzn 136 ff. GoBD vernichtet werden. Sofern eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland genehmigt worden ist, kann die Digitalisierung der papierenen Ursprungsbelege auch am Ort der elektronischen Buchführung (d. h. im Ausland) erfolgen, wenn dieses ersetzende Scannen zeitnah nach dem Verbringen der Belege dorthin durchgeführt wird.

Konvertieren und Aufbewahren

Werden Unterlagen von einem Dateiformat in ein anderes (z. B. doc in pdf) konvertiert, müssen beide Versionen miteinander verknüpft und beide aufbewahrt werden. Künftig muss nur die neue Version aufbewahrt werden, wenn

  • bei der Konvertierung keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird,

  • bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen,

  • der Umwandlungsvorgang dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und

  • die maschinelle Auswertung nicht beeinträchtigt wird.Quelle: vgl. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF vom 14. November 2014, § 146 a AO i. d. F vom 29.12.2016

 

07. Was sind die gesetzlichen Grundlagen der Buchführung?

Gesetzliche Grundlagen der Buchführung sind u. a.:

  • Handelsrecht:

    • HGB: Handelsgesetzbuch

    • AktG: Aktiengesetz

    • GmbHG: Gesetz über Gesellschaft mit beschränkter Haftung

    • GenG: Genossenschaftsgesetz

  • Steuerrecht:

    • AO: Abgabenordnung

    • EStG, EStR, EStDV: Einkommensteuergesetz, -richtlinien und -durchführungsverordnungen

    • UStG, UStR, UStDV: Umsatzsteuergesetz, -richtlinien und -durchführungsverordnungen

    • KStG, KStR, KStDV: Körperschaftsteuergesetz, -richtlinien und -durchführungsverordnungen

  • Sonstige Bestimmungen:

    • GoB: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBS, GoBD)

    • Kontenrahmen nach:

      • Pflege-Buchführungsverordnung (PBV)

      • Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV)

      • Industriekontenrahmen (IKR)

      • Gemeinschaftskontenrahmen (GKR)

      • Standard- bzw. Spezialkontenrahmen (SKR)

      • Richtlinien der Oberfinanzdirektion (OFD)

      • AfA-Tabellen (Abschreibungstabellen, AfA = Absetzung für Abnutzung)

      • Deutsche Rechnungslegungsstandards (DRSC)

      • Internationale Rechnungslegungsstandards (z. B. IFRS, IAS).

 

08. Welche gesetzlichen Grundlagen der Buchführungspflicht werden unterschieden?

Es wird die Buchführungspflicht nach Handelsrecht und Steuerrecht unterschieden. Die handelsrechtlichen Vorschriften über die Rechnungslegung, die Buchführung und den Jahresabschluss enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) in seinem dritten Buch (Handelsbücher). Rechtsformspezifische Vorschriften sind im Aktiengesetz, im GmbH-Gesetz und im Genossenschaftsgesetz geregelt. Weitere Regelungen finden sich in den Verordnungen für Vereine, Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern, Ärzte usw.

3. Buch Handelsgesetzbuch (HGB):

1. Abschnitt – gilt für alle Kaufleute:

  • § 238 HGB Buchführungspflicht

  • § 240 HGB Pflicht zur Aufstellung des Inventars

  • § 242 HGB Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses

  • §§ 252 ff. HGB § 252 HGB § 253 HGB § 254 HGB § 255 HGB § 256 HGB  Bewertungsgrundsätze und -vorschriften

  • § 257 HGB Aufbewahrungsfristen.

2. Abschnitt – ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften:

  • § 266 HGB Gliederung der Bilanz

  • § 275 HGB Gliederung der GuV-Rechnung

  • §§ 284 ff. HGB § 284 HGB § 285 HGB § 286 HGB  Anhang und Erläuterungen zu Bilanz

  • § 289 HGB Lagebericht

  • § 325 HGB Offenlegung.

3. Abschnitt – ergänzende Vorschriften für eingetragene Genossenschaften:

  • § 336 HGB Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts

  • §§ 337, 338 HGB § 337 HGB § 338 HGB  Vorschriften zur Bilanz und zum Anhang

  • § 339 HGB Vorschriften zur Offenlegung.

Steuerrecht:

  • Die Abgabenordnung (AO) enthält Vorschriften zur Steuerpflicht und zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

  • Das Einkommensteuergesetz (EStG) enthält Vorschriften zur Besteuerung natürlicher Personen.

  • Das Körperschaftsteuergesetz (KStG) enthält Vorschriften zur Besteuerung juristischer Personen.

  • Das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält Vorschriften zur Ermittlung der Umsatzsteuer.

 

09. Welche deutschen Rechnungslegungsstandards gibt es?

Die Internationalisierung und Harmonisierung der Rechnungslegung und Prüfung in Deutschland basiert auf folgenden Gesetzen:

  • Bilanzrichtlinien-Gesetz (BiRiLiG) von 1985

  • Gesetz zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Konzerne an Kapitalmärkten und zur Erleichterung der Aufnahme von Gesellschafterdarlehen (KapAEG) von 1998

  • Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) von 1998

  • Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) von 2009

  • Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) von 2015.

Seit 1998 ist das Deutsche Rechnungslegungs Standards Committee e. V. (DRSC) als Gremium anerkannt. Es verabschiedete Standards für die Konzernrechnungslegung.

 

10. Welche internationalen Rechnungslegungsstandards gibt es?

  • IAS/IFRS:

    • IAS: International Accounting Standards

    • IFRS: International Financial Reporting Standards

  • US-GAAP:

    • US-Generally Accepted Accounting Principles.