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Rahmenbedingungen der Information und Kommunikation

→ 2.1.1, 2.1.3, 2.1.4

01. Welche Instrumente der Organisation werden eingesetzt?

Zur Realisierung organisatorischer Zielsetzungen lassen sich unterschiedliche Instrumente der Organisation einsetzen. Man subsumiert unter dem Begriff „Organisationsinstrumente“ im Allgemeinen folgende „Werkzeuge“:

  1. Organisationsmittel:

    • Sachmittel (z. B. Arbeitsmittel, Arbeitsräume, Ordnungsmittel)

    • Mittel zur Datenverarbeitung (z. B. Hardware, Software, Orgware)

    • Kommunikationsmittel (z. B. Telefon, Telefax, Internet, Intranet).

  2. Hilfsmittel:

    1. Organisationsprinzipien

    2. Anweisungen, Regelungen

    3. Organisationsmodelle

    4. Tools (z. B. Grafikprogramme zur Darstellung der betrieblichen Strukturen und Abläufe)

    5. Maßnahmen (z. B. Schulung, Information).

  3. Organisationstechniken:

    • Techniken der Istaufnahme (z. B. Fragebogen, Selbstaufschreibung)

    • Analysetechniken (z. B. Checklisten, ABC-Analyse).

  4. Organisationsmethoden, z. B.:

    • Drei-Stufen-Methode

    • Sechs-Stufen-Methode nach REFA.

Aus der Fülle der Organisationsinstrumente werden lt. Rahmenplan beschrieben:

OrganisationshandbuchDas Organisationshandbuch ist eine gegliederte Zusammenfassung der allgemein gültigen betrieblichen Regelungen und Vorschriften. Es ist somit eine Dokumentation organisatorischer Sachverhalte. Es dient als Nachschlagewerk für die Mitarbeiter zur schnellen und gezielten Information. Durch die systematische Darstellung aller Regelungen kann eine ständige Weiterentwicklung der Gesamtorganisation abgesichert werden. Analog zu den Arbeitsanweisungen gilt: Das Organisationshandbuch ist laufend zu aktualisieren und es ist ein Element der Zertifizierung nach DIN ISO 9000.
BetriebsordnungDie Betriebsordnung ist ein Regelwerk über Verhaltensnormen sowie über die Handhabung sozialer Angelegenheiten im Betrieb und liegt meist in Form einer Betriebsvereinbarung vor; sie ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Typische Regelungssachverhalte sind: Torkontrollen, Rauch- und Alkoholverbote, Arbeitszeiten, Pausen, Urlaubsregelung, Unfall- und Schadensvergütung, Betriebliches Vorschlagswesen (BVW), ggf. Sozialleistungen, Ordnungsstrafen usw.
StellenbeschreibungStellenbeschreibungen sind u. a. ein Instrument zur Dokumentation der betrieblichen Aufbaustruktur und enthalten alle wesentlichen Merkmale einer Stelle (Zielsetzung, Hauptaufgaben usw.); vgl. ausführlich unter 2.6.3.
ArbeitsanweisungenDurch eine Arbeitsanweisung werden Inhalt, Ort und Zeit einer Arbeitsleistung festgelegt. Der Arbeitgeber kann die Anweisung auch mit exakten Vorgaben zur Ausführung der Tätigkeit verbinden (schriftlich/mündlich). Das „Weisungsrecht“ des Arbeitgebers ist u. a. in § 106 GewO festgelegt. Die Arbeitsanweisung hat unterschiedliche Funktionen/Aspekte: Führungsfunktion, Kontrollfunktion, Sicherheitsfunktion (für bestimmte gefahrgeneigte Arbeiten ist eine schriftliche Arbeitsanweisung vorgeschrieben). Außerdem sind Arbeitsanweisungen ein Element des Organisationshandbuches im Rahmen der Zertifizierung nach DIN ISO 9000. Arbeitsanweisungen sind laufend zu aktualisieren.
FührungsleitlinienDas Instrument „Allgemeine Führungsanweisung“ geht zurück auf das Harzburger Modell. Es werden die Führungsprinzipien in einer für alle Mitarbeiter verbindlichen „Allgemeinen Führungsanweisung“ festgelegt; sie besteht aus mehreren Elementen. Dadurch soll ein einheitlicher Führungsstil erreicht werden. Das Instrument hat heute an Bedeutung verloren, wird als zu starr empfunden und wurde in einigen Großunternehmen durch sogenannte Führungsleitlinien (Führungsgrundsätze) ersetzt; vgl. ausführlich unter 2.1.3, Dimensionen von Führungsanweisungen.
UnternehmensleitbildEin Unternehmensleitbild ist die schriftliche Darstellung einer Organisation über ihr Selbstverständnis und über die Prinzipien, die in diesem Unternehmen gelten sollten. Das Unternehmensleitbild hat Soll-Charakter. Es soll den Mitarbeitern eine Orientierung für ihr Handeln geben. Nach außen hin soll verdeutlicht werden, für welche Werte das Unternehmen steht (z. B. Fairness, Qualität, Preiswürdigkeit). Das Unternehmensleitbild ist der Rahmen für die Strategien, die Ziele und das Handeln der Organisation. Das Leitbild ist in die „gelebte“ Unternehmenskultur umzusetzen (Ist-Charakter).
Vgl. dazu:>> 2.1.1Ziele der Personalführung
 >> 2.1.3Führungsgrundsätze
 >> 2.1.4Führungsmethoden und Führungsstile

02. Wann sind Arbeitsanweisungen schriftlich zu verfassen?

Arbeitsanweisungen werden vom Vorgesetzten dann schriftlich gegeben, wenn die Arbeitsweise, in der der Mitarbeiter die Aufgabe erledigen soll, genau vorgeschrieben sein muss (z. B. Qualitätsvorgaben, Mengenvorgaben, Aspekte des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Dokumentation).

Unklare Arbeitsanweisungen können zu Terminüberschreitungen, fehlerhafter Arbeit und ähnlichen Störungen des Arbeitsablaufs führen – oft verbunden mit fruchtlosen Diskussionen „wer nun die Schuld trägt“ (Führungsaspekt).

03. Wie müssen schriftliche/mündliche Arbeitsanweisungen verfasst werden?

Der Vorgesetzte trägt in jedem Fall die Verantwortung dafür, dass seine Arbeitsanweisungen ausgeführt werden. Dies setzt voraus, dass sie verstanden wurden. Die nachfolgenden Leitsätze können als Hilfestellung bei der Formulierung von Arbeitsanweisungen eingesetzt werden:

  1. Knapp, präzise formulieren; dabei

    • die Arbeit genau bezeichnen

    • Mengen und Termine nennen

    • Qualitätsvorgaben machen!

  2. Nicht zu schnell reden und – vor allem – nicht schreien!

  3. Zum Nachdenken ermuntern!

  4. Keine Redewendungen von sich geben wie: „Das sagte ich schon“ oder „Wie oft soll ich das noch sagen“. Diese Äußerungen helfen in der Sache nicht weiter, sie verärgern den Mitarbeiter höchstens. Geduld zeigen!

  5. Anweisungen nicht über Dritte geben!

  6. Anweisungen begründen!

  7. Die Mitarbeiter mit Herr bzw. Frau ansprechen (nicht: „Huber, holen Sie mal die Vorrichtung“)!

  8. Die Anweisungen in Form einer Bitte äußern („Der Ton macht die Musik“; nicht: „Zu mir…“)!

  9. Die „Sprache“ des Mitarbeiters sprechen!