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Personalbedarfsermittlung→ A 2.2.8, 2.4.2, 8.1.2

01. Welche Ziele verfolgt die Personalplanung?

Dem Unternehmen ist vorausschauend das Personal

  • in der erforderlichen Anzahl (→ quantitative Personalplanung),

  • mit den erforderlichen Qualifikationen (→ qualitative Personalplanung → PE),

  • zum richtigen Zeitpunkt (unter Berücksichtigung der Einsatzdauer)

  • am richtigen Einsatzort

zur Verfügung zu stellen.

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02. Welche Aufgaben hat die Personalplanung?

  • Planung des Personalbedarfs:

    → quantitativ

    → qualitativ

  • Planung der Personalbeschaffung (intern und extern)

  • Planung des Personaleinsatzes

  • Planung der Personalentwicklung und Förderung

  • Planung des Personalabbaus

  • Planung der Personalkosten.

03. Welche Aufgabe hat die quantitative Personalbedarfsermittlung?

Die quantitative Personalbedarfsermittlung bestimmt das zahlenmäßige Mengengerüst der Planung (Anzahl der Mitarbeiter je Bereich, Vollzeit-/Teilzeit-„Köpfe“ usw.).

04. Welche Aufgabe hat die qualitative Personalbedarfsermittlung?

Bei der qualitativen Personalbedarfsermittlung geht es um die Qualifikationserfordernisse des festgestellten Mitarbeiterbedarfs: Dazu werden die Anforderungen einer bestimmten Stelle untersucht und es wird ein Anforderungsprofil erstellt.

05. Was versteht man unter der Qualifikation eines Mitarbeiters?

Qualifikation ist das individuelle Arbeitsvermögen eines Mitarbeiters zu einem bestimmten Zeitpunkt; es wird i. d. R. erfasst durch folgende Merkmale:

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06. Was sind Fähigkeiten?

Fähigkeiten sind ein Teil der Qualifikation von Mitarbeitern. Man unterscheidet in geistige und körperliche Fähigkeiten:

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07. Was versteht man unter Eignung?


>> 7.3.3

Eignung ist die Summe derjenigen Qualifikationsmerkmale, die einen Mitarbeiter dazu befähigen, eine bestimmte Tätigkeit erfolgreich ausüben zu können. Der Begriff Eignung ist also immer in Relation zu den Anforderungen eines Arbeitsplatzes (→ Arbeitsplatzbewertung) zu sehen. Der Begriff der Eignung ist also mit dem der Qualifikation nicht gleich zu setzen.

Ein Mitarbeiter ist in dem Maße geeignet, wie seine für den Arbeitsplatz relevanten Qualifikationsmerkmale mit den Anforderungsmerkmalen (→ Arbeits(platz)bewertung) übereinstimmen. Die Eignung eines Mitarbeiters ist nicht statisch, sondern verändert sich: Verbesserung: durch Übung, Erfahrung, Weiterbildung; Verschlechterung: aufgrund mangelnder Praxis; nachlassende Eignung: aufgrund gesundheitlicher Veränderungen.

Weder in der Literatur noch in der Praxis gibt es einen Konsens darüber, mithilfe welcher Merkmale Eignungs- bzw. Anforderungsprofile zu erfassen sind:

Einen Ansatzpunkt bieten die Anforderungsarten der Arbeitsbewertung (>>7.3.1); daneben gibt es einfache Merkmalsstrukturen, die in der betrieblichen Praxis eingesetzt werden:

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  1. Anforderungsarten nach dem Genfer Schema:

    1) Geistige Anforderungen1. Können
     2. Belastung
    2) Körperliche Anforderungen3. Können
     4. Belastung
    3) Verantwortung5. Belastung
    4) Arbeitsbedingungen6. Belastung
  2. Anforderungsarten nach REFA:

    1. Kenntnisse

    2. Geschicklichkeit

    3. Verantwortung

    4. geistige Belastung

    5. muskelmäßige Belastung

    6. Umgebungseinflüsse

  3. In der Praxis werden zum Teil (vereinfachte) Eignungs- bzw. Anforderungsmerkmale eingesetzt, z. B.:

    Eignungsmerkmale:

    ► Fachlich:………………………
    ► Persönlich:………………………

    oder

    Eignungsmerkmale:

    ► Geistige:………………………
    ► Körperliche:………………………
    ► Persönliche:………………………

Mitunter wird bei den Anforderungsmerkmalen noch zwischen Muss- und Kann-Merkmalen (notwendig/wünschenswert) unterschieden; dies zeigt z. B. der folgende Ausschnitt aus einem Anforderungsprofil:

Fachliche Merkmalenotwendigwünschenswert
► Branchenkenntnisse x
► Englischkenntnissex 
► AEVO-Prüfungx 
► Schweißerpassx 
► …  

08. Wie kann die Eignung eines Mitarbeiters ermittelt werden?

  1. Auswahl geeigneter Merkmale (siehe oben)

  2. Festlegung einer geeigneten Skalierung für die Ausprägung des Merkmals

    (im einfachen Fall: geeignet – bedingt geeignet – ungeeignet)

  3. Auswahl eines geeigneten Verfahrens zur „Messung“ der Merkmale

  4. Durchführung des Verfahrens und Ermittlung der Messwerte

  5. Vergleich des Eignungsprofils mit dem Anforderungsprofil

zu 3. Folgende Verfahren können z. B. eingesetzt werden:

  • Tests

  • Beurteilung (Leistungs-/Potenzialbeurteilung)

  • Interview, Gespräche mit dem Mitarbeiter

  • Assessment-Center.

Grundsätzlich ist die Aufstellung von Eignungs- und Anforderungsprofilen subjektiv; es existieren immer Quantifizierungs-, Mess- und Bewertungsprobleme.

Beispiel

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Qualitative Personalbedarfsermittlung:

In der Montageabteilung eines Unternehmens hat die quantitative Bedarfsermittlung zu einer Unterdeckung von 14 Mitarbeitern geführt (auf Vollzeitbasis). Im zweiten Schritt wurden die Anforderungen der betreffenden Stellen analysiert. Aus der Anforderungsanalyse ergab sich folgender qualitativer Personalbedarf:

Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs
MontagegruppeLehrberuf aus dem Bereich …Summe
angelerntElektrotechnikMechanikHydraulik
Montage 12215
Montage 2123
Montage 3336
Summe352414

Das Beispiel zeigt eine einfache, pragmatische Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs: Es wird (lediglich) differenziert in gelernte und angelernte Tätigkeiten; die gelernten Tätigkeiten werden grob nach Ausbildungsberufen differenziert, indem man auf den Kern eines Berufsbildes abgestellt. Selbstverständlich hätte man auch nach „anerkannten Ausbildungsberufen“ differenzieren können (z. B. Mechatroniker usw.).

09. Welche Arten des Personalbedarfs sind zu unterscheiden?

Hinsichtlich der Entstehungsursache unterscheidet man folgende Bedarfsarten:

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► Ersatzbedarf=Bedarf aufgrund ausscheidender Mitarbeiter
► Neubedarf=Bedarf aufgrund neu geplanter/genehmigter Stellen (→ Kapazitätserweiterung)
► Mehrbedarf=Bedarf aufgrund gesetzlicher Veränderungen bei gleicher Kapazität (→ Verkürzung der Arbeitszeit; Fachkraft für Umweltschutz)
► Reservebedarf=Bedarf aufgrund von Ausfällen und Abwesenheiten (Urlaub, Erkrankung usw.)
► Nachholbedarf=Bedarf aufgrund noch offener Planstellen der zurückliegenden Planungsperiode.

10. Welche Instrumente können bei der Personalbedarfsbestimmung eingesetzt werden?

PersonalbedarfsbestimmungInstrumenteZwischen dem Einsatz dieser Instrumente hinsichtlich qualitativer, quantitativer, räumlicher und temporärer Bedarfsbestimmung gibt es Überschneidungen., z. B.
Qualitative Personalbedarfsbestimmung:
  • Anforderungsprofile
  • Eignungsprofile
  • Arbeitsbewertung
  • Leistungsbeurteilungen
  • Potenzialbeurteilungen
  • Personalakten, Personalstammdaten
  • Eignungs-/Leistungstests
  • Assessment-Center
  • PE-Datei
  • Personalinformationssystem (PIS)
Quantitative Personalbedarfsbestimmung:
  • Absatzpläne
  • Produktionspläne
  • Fertigungsstufen/Fertigungstiefe
  • Aufbau-/Ablauforganisation
  • Schichtpläne
  • Bedarfsprognosen
  • Stellenbesetzungspläne
  • REFA-Verfahren
  • Abgangs-/Zugangstabellen
  • Personalstatistiken, z. B.:
    • Belegschaftsstruktur/Altersstruktur
    • Fluktuationsquote
    • Fehlzeiten/Absentismus
Räumliche Personalbedarfsbestimmung:
  • zentrale/dezentrale Struktur des Betriebes
  • Produktionsverfahren, z. B. Werkstättenfertigung, Baustellenfertigung usw.
  • Gebäudepläne/-grundrisse
  • Personaleinsatzpläne
Temporäre Personalbedarfsbestimmung:
  • Produktionsverfahren, z. B. Einschichtbetrieb, Konti-Schicht
  • Absatzpläne, z. B. saisonale Absatzschwankungen
  • Auftragsbücher/Auftragsvorlauf
  • tarifliche/individuelle Arbeitszeiten, ggf. betriebliches Arbeitssystem (Wochen-, Monats-, Jahresarbeitszeit)

11. Von welchen Bestimmungsfaktoren ist die Personalplanung abhängig?

Fundierte Personalplanung steht und fällt in ihrem Aussagewert mit der Qualität der erhobenen internen und externen Daten. Man spricht auch von internen und externen Bestimmungsgrößen (Determinanten). Beispielhaft lassen sich folgende Bestimmungsfaktoren nennen:

Determinanten der Personalplanung
Externe Faktoren – BeispieleInterne Faktoren – Beispiele
MarktentwicklungUnternehmensziele
TechnologiewandelInvestitionen
ArbeitsmarktFluktuation
ArbeitszeitenAltersstruktur
SozialgesetzeFehlzeiten
TarifentwicklungArbeitszeitsysteme
AlterspyramideQualifikationsniveau