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Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

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Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

01. Wann ist eine Buchführung ordnungsgemäß?

Merke

Eine Buchführung gilt dann als ordnungsmäßig, wenn sie gemäß § 238 Abs. 1 HGB und § 145 AO einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

02. Wie lauten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind (nach §§ 138 – 246 HGB):

  • Verständlichkeit:

    Jeder sachverständige Dritte muss sich zurechtfinden.

  • Kopien:

    Von abgesandten Handelsbriefen muss der Kaufmann Kopien anfertigen.

  • Sprache der Buchführung:

    Handelsbücher und Aufzeichnungen müssen in lebender Sprache abgefasst sein (z. B. nicht in Latein).

  • Vollständigkeit:

    Alle Kontierungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein; also: keine fiktiven Konten, kein Weglassen, keine falsche zeitliche Erfassung, Belegnummerierung.

  • Änderungen:

    Korrekturen nur mit Stornobuchungen (kein Radieren oder Überschreiben).

  • Dv-gestützte Systeme:

    Grundsätze ordnungsmäßiger dv-gestützter Buchführungssysteme ( GoBS ): Vorgeschrieben sind: Beschreibung der Software, jederzeitige und sichere Zugriff, Schutz vor unbefugtem Zugriff.

  • Aufbewahrung:

    • 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, GuV-Rechnungen, Buchungsbelege.

    • 6 Jahre: Handelsbriefe.

    Fristbeginn ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.

  • Belegprinzip:

    Keine Buchung ohne Beleg (Fremd-, Eigen-, Notbelege).

  • Behandlung der Belege:

    • Vorbereitung: Ordnen, prüfen, vorkontieren

    • Buchen

    • Ablage

    • Aufbewahrung.

Seit 2015 gelten strengere Regeln für die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für das Steuerrecht – GoBS:

Einige wichtige Neuerungen sind:

  • Unveränderbarkeit von Buchhaltungsaufzeichnungen

    Sicherstellung, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkennbarkeit der Veränderungen gewährleistet wird.

  • Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren

    Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu konkretisieren (z. B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen.

  • Keine Buchung ohne Beleg

    Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung bezüglich des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird sehr detailliert festgeschrieben.

  • Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers

    • Hier ist im Einzelnen vom Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht.

    • Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt auch, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat.

  • Datensicherheit

    Nachweis durch den Unternehmer, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat.

  • Aufbewahrung der elektronischen Daten

    • Aufbewahrung der nach den GoB erforderlichen Daten kann nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können.

    • Auch Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist.

  • Datenzugriff des Finanzamts

    • In welcher Form die Daten für die Ausübung des sog. Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht ausdrücklich im freien Ermessen des Finanzamts.

    • Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten, d. h. der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann.

  • Zertifikat und Testat eines DV-Systems

    • Künftig gibt es keine Bescheinigung durch die Finanzbehörde, ob das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht.

    • Von einer Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z. B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer) bezüglich der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen.

    • Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt also die alleinige Verantwortung.

Verstöße gegen die Buchführungspflicht und -vorschriften werden je nach Schwere mit Geldbußen und Freiheitsstrafen geahndet. Außerdem ist die Finanzbehörde bei Verstößen berechtigt, eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (Umsatz, Gewinn) vorzunehmen.