ZU DEN KURSEN!

Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen - Ablauforganisation

Kursangebot | Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen | Ablauforganisation

Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen

Ablauforganisation

01. Welche Aufgaben und Ziele verfolgt die Ablauforganisation?

Bei der Aufbauorganisation stehen die Gliederungskriterien Verrichtung („ Was? “) und Objekt („ Woran? “) im Vordergrund. Bei der Ablauforganisation werden zusätzlich die Merkmale Raum („ Wo? “) und Zeit („ Wann? “) berücksichtigt.

Die Ablauforganisation hat folgende Zielsetzungen:

  • Arbeiten mit dem geringsten Aufwand zu erledigen (Wirtschaftlichkeitsprinzip)

  • Bearbeitungs- und Durchlaufkosten zu minimieren

  • Bearbeitszeiten und -fehler zu minimieren

  • Termine einzuhalten

  • Kapazitäten optimal zunutzen

  • Arbeitsplätze human zu gestalten

  • Optimierung der Schnittstellen.

02. Wie erfolgt die Arbeitsanalyse und -synthese?

  • Arbeitsanalyse:

    Die Ablauforganisation untersucht die Einzelaufgabe „niedrigster Ordnung“ (z. B. Bearbeiten einer Eingangsrechnung). Bei dieser Analyse lassen sich

    • die einzelnen Verrichtungen („Bearbeiten“, „Prüfen“ usw.),

    • die beteiligten Stellen („Einkauf“, „Poststelle“ usw.) sowie

    • der Fluss des Bearbeitungsgegenstandes („Rechnung“)

    erkennen und sachlogisch strukturieren (Ist- und Sollstruktur).

    Dreistufige Arbeitsanalyse:

    imported
  • Arbeitssynthese:

    Im Rahmen der sog. Arbeitssynthese werden die gewonnenen Gangstufen und Gangelemente so miteinander kombiniert, dass sie zeitlich, räumlich, kostenmäßig, funktionell und ergonomisch sinnvoll sind – im Sinne der oben beschriebenen Ziele.

  • Erfassen der Arbeitsabläufe:

    Im Rahmen der Arbeitsanalyse und der Arbeitssynthese ist es für den Organisator erforderlich, folgende Fragen zu beantworten:

    Fragestellung Aspekt
    Wann? Wie lange?
    Wo? Woher? Wohin?
    Wie viel?
    entweder – oder
    sowohl – als auch
    Zeit
    Raum
    Menge
    logische Beziehung
    logische Beziehung

03. Welche Verfahren zur Erhebung des Istzustandes kennt man?

  • Befragung (schriftlich, mündlich)

  • Beobachtung (Dauerbeobachtung, Multimomentaufnahme)

  • Arbeitsablaufstudien

  • Arbeitszeitstudien

  • Kommunikationsanalyse.

04. Welche Gliederungsprinzipien gelten in der Ablauforganisation?

  • sachliche Prinzipien: Verrichtung, Objekt, Raum, Zeit

  • formale Prinzipien: Rang, Phase, Zweckbeziehung.

Dabei bezeichnet man

  • die Zusammenfassung gleichartiger Teilaufgaben als Zentralisation und

  • die Trennung gleichartiger Teilaufgaben als Dezentralisation .

Aufgrund dieser Gestaltungsprinzipien haben sich in Theorie und Praxis verschiedene Organisationsformen der Ablauforganisation herausgebildet, z. B.:

  • Werkstattprinzip: Zentralisation nach dem Prinzip „Verrichtung“

  • Bandprinzip, Fließfertigung: Zentralisation nach dem Prinzip „Objekt“

  • Zentralisierung/Dezentralisierung nach dem Prinzip „Raum“

  • Zentralisierung/Dezentralisierung nach dem Prinzip „Zeit“ .

05. Welches Ziel hat die raumorientierte Ablaufplanung?

Die raumorientierte Ablaufplanung hat das Ziel ,

  • einen möglichst geradlinigen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten,

  • die Entfernungen zwischen sachlich zusammenhängenden Arbeitsplätzen zu minimieren und

  • die Transportzeiten und -kosten gering zu halten.

Beispiel

Beispiel 1:

Bild 1 zeigt den Arbeitsfolgenprozess in einer Werkstatt (System „alt“). Stellt man bei der Analyse der Raumordnung fest, dass sich Flusslinien überkreuzen, hin und her bewegen oder rückläufig sind, so sollten diese Vorgänge detaillierter untersucht werden. Bild 2 (System „neu“) zeigt eine Optimierung der Maschinenanordnung.

imported

Beispiel 2:

Die Geschäftsleitung hat entschieden, einen Teil der Fertigung in das benachbarte Ausland zu verlagern. Betroffen davon ist auch die Mechanische Fertigung 1. Hier wird eine Baugruppe hergestellt, die folgende Fertigungsstufen umfasst: Blechbearbeitung → Schleiferei → Lackiererei → Montage; außerdem sind in der neuen Fertigungshalle das Lager, die Packerei, der Versand und der Wareneingang (mit Wareneingangsprüfung) einzurichten. Der Flächenbedarf der einzelnen Abteilungen kann aus der Vergangenheit übernommen werden.

► Blechbearbeitung: 12 m × 12 m
► Lackiererei: 6 m × 12 m
► Lager: 12 m × 12 m
► Versand: 10 m × 12 m
► Schleiferei: 6 m × 12 m
► Montage: 8 m × 12 m
► Packerei: 6 m × 12 m
► Wareneingang: 12 m × 12 m

Für die neue Fertigungshalle sind der Flächenbedarf sowie die Flächeninnenmaße zu ermitteln. „Die konstruktiven Erfordernisse der Halle stelle ich sicher, darauf müssen Sie keine Rücksicht nehmen; Türen und eine Rampe bekommen Sie natürlich auch, die müssen Sie nicht planen“, äußert humorvoll der Bauingenieur des Betriebes. Weiterhin ist eine Anordnung der einzelnen Abteilungen grafisch vorzuschlagen, der eine Minimierung der Durchlaufzeit gewährleistet.

Lösungsvorschlag:

Da alle Abteilungen beim Flächenbedarf eine gleichlautende Länge von 12 m haben, empfiehlt sich für die neue Halle eine Abmessung von (2 × 12 m)· zur Minimierung der Transportwege. Der gesamte Flächenbedarf beträgt:

12 m • 12 m = 144 m2 6 m • 12 m = 72 m2
6 m • 12 m = 72 m2 8 m • 12 m = 96 m2
12 m • 12 m = 144 m2 6 m • 12 m = 72 m2
10 m • 12 m = 120 m2 12 m • 12 m = 144 m2
Σ = 864 m2 = gesamter Flächenbedarf
864 m2 : 24 m = 36 m
imported

Das heißt, dass die neue Fertigungshalle Innenmaße von 24 m × 36 m hat. Die Anordnung der Abteilung richtet sich nach dem Fließprinzip und berücksichtigt die erforderlichen Flächenvorgaben:

Wareneingang → Lager → Blechbearbeitung → Schleiferei → Lackiererei → Montage → Packerei → Versand.

06. Welche Techniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen sind in der Praxis gebräuchlich und wie kann man sie hinsichtlich ihrer Verwendung unterscheiden?

Für die Darstellung und Dokumentation von Istzuständen und Sollkonzepten in der Ablauforganisation bedient man sich verschiedener Techniken:

imported

Neben der Gliederung nach „Aspekten“ lassen sich die Darstellungstechniken weiterhin nach der „Form“ systematisieren (in der Literatur auch: Dokumentationsformen ):

Darstellungsformen der Ablauforganisation
Baumstruktur
  • Organigramm
  • Baumdiagramm
  • Fischgrätendiagramm
  • Struktogramm
Netzstruktur
  • Flussdiagramm
  • Datenflussdiagramm
  • Ablaufdiagramm
  • Netzplantechnik
Tabellenstruktur (Matrix)
  • Datenflussdiagramm
  • Entscheidungstabelle
  • Netzplantechnik
  • Kommunikationsmatrix
Grafik + Tabelle + Text
  • Balkendiagramm
  • Meilensteindiagramm
Sprache, Text
  • Stellenbeschreibung
  • Programmiersprachen
  • Gefährdungsanalyse
  • Funktionsbeschreibung
  • Anforderungsanalyse
Formel
  • Kennzahlen
  • Informationsalgebra
  • Mathematik

07. Wie wird ein Flussdiagramm erstellt?

Verrichtungsorientierte Abläufe können durch Flussdiagramme dargestellt werden. Es werden dabei feststehende Symbole nach DIN 66001 verwendet, die hier auszugsweise wiedergegeben sind:

imported
  • Merklie:

    • Beginn und Ende des Vorgangs werden mit „Start“ und „Ende“ (Ellipse) gekennzeichnet.

    • „Ja-Verzweigungen“ = senkrecht; „Nein-Verzweigungen“ = waagerecht (nach DIN 66001).

    • Vorgangsstufen werden mit Richtungspfeilen verknüpft.

    • Bei den Vorgangsstufen wird zwischen „Tätigkeit = Rechteck“ und „prüfender Tätigkeit = Entscheidungsraute“ unterschieden.

    Beispiel:

    imported

08. Welche Struktur hat ein Arbeitsablaufdiagramm?

Das Arbeitsablaufdiagramm zeigt die verrichtungsorientierten Abhängigkeiten bei Arbeitsabläufen. Es ist eine Kombination von „Tabelle + Grafik“. Es können nur lineare Abläufe veranschaulicht werden. Zur übersichtlichen Darstellung verwendet man für die einzelnen „Verrichtungstypen“ (= Vorgangsarten) unterschiedliche Symbole. Es gibt in der Literatur keine einheitliche Darstellung. Überwiegend werden fünf Verrichtungsarten gelistet und die unten gezeigten Symbole verwendet.

imported

09. Wie wird ein Netzplan erstellt?

Unter der Netzplantechnik versteht man ein Verfahren zur Planung und Steuerung von Abläufen auf der Grundlage der Grafentheorie; Einzelheiten enthält die DIN 69 900. Netzpläne sind anderen Darstellungstechniken immer dann vorzuziehen, wenn komplexe Aufgaben, vernetzte Abläufe, viele Terminvorgänge sowie häufige Änderungsnotwendigkeiten vorliegen. Netzpläne können grundsätzlich manuell oder maschinell erstellt und verwaltet werden. Maschinelle Unterstützung sollte zur Durchlaufterminierung immer bei einer großen Anzahl von Vorgängen eingesetzt werden. In der betrieblichen Praxis werden überwiegend zwei Darstellungsarten eingesetzt:

  • Vorgangspfeiltechnik und

  • Vorgangsknotentechnik.

Es sind folgende Festlegungen bei der Bearbeitung eines Netzplanes zu berücksichtigen (hier: Vorgangsknotentechnik ):

Knoten

FAZ   FEZ
Nr. Vorgangsbezeichnung
Zeiteinheit GPZ FPZ
SAZ   SEZ
Nr. laufende Nr. in der Vorgangsliste
FAZ früheste Anfangszeit
FEZ früheste Endzeit
SAZ späteste Anfangszeit
SEZ späteste Endzeit
GPZ Gesamtpufferzeit
FPZ freie Pufferzeit

10. Welche Reihenfolge empfiehlt sich bei der Erarbeitung eines Netzplans?

Für die Bearbeitung eines Netzplanes empfiehlt sich folgender Ablauf:

  • Erstellen des Projektstrukturplans

  • Erstellen der Vorgangsliste

  • Erstellen der Grafenstruktur (ohne Zeiten)

  • Bearbeiten der Zeiten:

    • Vorwärtsrechnung

    • Rückwärtsrechnung

    • Pufferzeiten

    • kritischer Weg.

11. Wie erfolgt die Vorwärts- und Rückwärtsrechnung beim Netzplan sowie die Ermittlung der Pufferzeiten?

Vorwärtsrechnung = Berechnung der Gesamtdauer (FAZ/FEZ)
1 FAZ des 1. Knotens = 0
2 FEZ = FAZ + Knotenzeit
3 FAZ des folgenden Knotens = FEZ des Vorgängers
4 Bei mehren Folge-Knoten wird mit der größten Zeit weitergerechnet.
Rückwärtsrechnung = Berechnung der SAZ/SEZ
1 SEZ des Endknotens = FEZ des Endknotens
2 SAZ = SEZ – Knotenzeit
3 SEZ des folgenden Knotens = SAZ des Ausgangsknoten
4 Bei mehren Folge-Knoten wird mit der kleinsten Zeit weitergerechnet.

GPZ = Gesamtpufferzeit Zeitpuffer innerhalb des Knotens
1 GPZ = SAZ – FAZ oder
2 GPZ = SEZ – FEZ
imported

Ergeben sich keine zeitlichen Puffer aus den frühesten Anfangs- und Endterminen (bzw. den spätesten), so liegen diese Vorgänge (Vorgangsknoten) entlang des kritischen Weges . Er ist deshalb kritisch, da Zeitüberschreitungen in diesen Vorgängen eine Zeitüberschreitung des Gesamtablaufs bedeuten.

12. Welche Vor- und Nachteile kann der Netzplan bieten?

Netzplan
Vorteile – Beispiele Nachteile – Beispiele
  • übersichtlich, anschaulich
  • zeigt die Abhängigkeiten der Teilvorgänge
  • leicht aktualisierbar
  • kritischer Weg und Pufferzeiten sind erkennbar
  • erlaubt die Steuerung von Projekten bezüglich Terminen, Kosten und Kapazitäten
  • bei steigender Komplexität ist die Bearbeitung nur mit Rechner (PC) möglich
  • bei steigender Komplexität wird der Kontrollaufwand schwierig