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Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen - Integrative Managementsysteme

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Teil 1: Fachwirte - Wirtschaftsbezogene Qualifikationen

Integrative Managementsysteme

01. Was ist ein System?

Als System bezeichnet man eine Menge von Elementen, die durch bestimmte Relationen verknüpft sind (z. B. Arbeitssystem: Input + Kombination von Mensch und Arbeitsmittel + Output). Die Menge sowie die Art und Weise der Relationen zwischen den Elementen ergibt die Struktur des Systems.

02. Was versteht man unter „Managen“?

Managen umfasst alle Tätigkeiten der Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle, um ein Unternehmen auf übergeordnete Ziele auszurichten (vgl. Management-Regelkreis, Ziffer 4.1.2, Frage 02.).

03. Was ist ein Managementsystem?

Es ist ein System von Strukturen, Politiken und Zielen zur Realisierung der Unternehmensziele. Kern eines Managementsystems ist die Aufbau- und Ablauforganisation sowie das Bündel strategischer/operativer Ziele und Maßnahmen/Methoden.

04. Welche Einzel-Managementsysteme gibt es für bestimmte Bereiche?

Einzel-Managementsysteme für bestimmte Bereiche
Bereich Kurzbeschreibung
(Arbeits-)Sicherheitsmanagement
SCC Safety Certificate Contractors:
Internationaler Standard für Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltmanagement für technische Dienstleister, die im Auftrag für andere Unternehmen tätig sind.
Nationaler Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme
(ILO-Guides) International Labour Organisation, Genf:
Umsetzung des ILO-Leitfadens, der 2001 verabschiedet wurde: Technical Guidelines on Occupational Safety and Health Management Systems.
OHRIS Occupational Health and Risk Managementsystem:
Arbeitsschutz-Managementsystem von 1998, das von der Bayerischen Gewerbeaufsicht in Zusammenarbeit mit der bayerischen Wirtschaft erarbeitet wurde. Es integriert die ISO 9001, die ISO 14001:2004 und den ILO-Leitfaden; derzeit in der 4. Auflage, Oktober 2001. Einzelheiten vgl.
www.lfa.bayern.de
LASI LV 21 Veröffentlichung des Länderausschusses für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik:
Enthält Spezifikationen zur freiwilligen Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung von Arbeitsschutzmanagementsystemen (AMS).
OHSAS 18001 Occupational Health and Safety Assessment Series: Wurde von der British Standards Institution entwickelt und ist analog den Normen ISO 9001 und ISO 14001 aufgebaut.
Umweltschutzmanagement
EMAS Eco-Management and Audit Scheme:
Europäische Öko-Audit-Verordnung, die öffentlichrechtlich geregelt ist. Sie ist EU-weit gültig und berechtigt zur Führung des EMAS-Logos. Die Validierung (Gültigkeit) erfolgt durch einen zugelassenen Umweltgutachter und wird im Register der IHK sowie im Amtsblatt der EU geführt.
Qualitätsmanagement
DIN EN ISO 9001 Internationale Norm für Forderungen an Qualitätsmanagementsysteme.
Weitere Managementsysteme , z. B.:
  • Kostenmanagement
  • Informationsmanagement
  • Logistikmanagement
  • Personalmanagement

05. Was sind integrierte Managementsysteme (IMS)?

Ein integriertes Managementsystem (IMS) fasst die Tätigkeiten der Planung, Steuerung und Kontrolle einer Organisation hinsichtlich der Anforderungen aus den Bereichen Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz usw. zusammen. Ausgangsli ist hierbei die Prozesslandschaft eines Unternehmens. Der Aufbau eines „alle Prozesse umfassenden Führungssystems“ wird deshalb auch als „Prozessintegriertes Managementsystem“ bezeichnet. Die Zielsetzung eines IMS besteht in der ganzheitlichen Führung des Unternehmens.

06. Wie sind integrierte Managementsysteme aufgebaut?

Integrierte Managementsysteme fassen zwei oder mehrere, einzelne Managementsysteme zusammen, um Synergieeffekte zu erzielen und Ressourcen zu bündeln. Sehr häufig werden Arbeitsschutz- und Umweltmanagementsysteme zusammengefasst. Durch die natürlichen Berührungslie zwischen beiden Gebieten ist diese Variante sehr praktikabel. Denkbar ist die Integration weiterer Managementsysteme. Im Vergleich zu einzelnen, isolierten Managementsystemen ist dadurch insgesamt ein schlankeres, effizienteres Management möglich. Die Grundstruktur aller Managementsysteme ist im Wesentlichen gleich.

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Ein IMS besteht aus allgemeinen und fachspezifischen Modulen . Sein Umfang hängt von den Erfordernissen des betreffenden Unternehmens ab. Überwiegend werden die Systeme für Qualität, Umweltschutz und Arbeitsschutz integriert.

Qualitäts- und Umweltmanagementsysteme sind weltweit genormt. Für Arbeitsschutzmanagementsysteme (AMS) gibt es bislang nur Ansätze von einzelnen, nationalen Normungsgremien. Harmonisierte EN-Normen gibt es für AMS bisher nicht.

07. Worin liegen die Vorteile eines IMS?

  • Ganzheitliches Führungssystem

  • Vermeidung von Doppelarbeit

  • Vermeidung von Aufgabenüberschneidungen und Schnittstellenproblemen

  • Nutzung von Synergieeffekten

  • Reduzierung des Verwaltungsaufwandes für die Einzelsysteme

  • geringere Auditierungskosten

  • verbesserte Information und Kommunikation.

08. Welche Anforderungen muss ein integriertes Managementsystem erfüllen?

Anforderungen an ein integriertes Managementsystem (IMS)
I. Normative Ebene
  Leitbilder
  • zum Umweltschutz
  • zur Qualität
  • zum Arbeitsschutz usw.
II. Strategische Ebene
  Integration der Elemente vorhandener Einzelsysteme
Integration der bestehenden Organisation (Strukturen und Prozesse)
Einbindung von Human Ressource Management und Change Management in die Unternehmensstrategie
Prinzip der Nachhaltigkeit
Prinzip der gesellschaftlichen Verantwortung
Prinzip der Risikobetrachtung
Prinzip der Kundenorientierung
Prinzip der Lieferantenorientierung (gegenseitiger Nutzen)
Prinzip der Prozessorientierung
Prinzip der Rechtskonformität
Prinzip der Synergie: Durchgeführte Maßnahmen führen zu gleichzeitigen Verbesserungen in mehreren Bereichen (Umwelt, Qualität, Arbeitssicherheit usw.).
III. Operative Ebene
 
  • Ist-Aufnahme
  • Ist-Analyse
  • System-Auswahl
  • System-Implementierung:
    • Einführungsmaßnahmen, wiederkehrende Maßnahmen, Verfahren usw.
    • Qualifizierungsmaßnahmen
  • Dokumentation:
    Handbuch, Vorgabedokumente usw.
  • Evaluierung und Transfer:
    Externes Audit, Selbstprüfung (Audit, Managementreview usw.)
  • Kontinuierliche Verbesserung des Systems:
    • Methoden, Verfahren
    • Indikatoren der Früherkennung

09. Welche inhaltliche Struktur hat ein integriertes Managementsystem?

Struktur integrierter Managementsysteme
Strukturelemente – Beispiele Kurzbeschreibung
Zielsetzungen Beschreibung der Ziele des Systems
Abstimmung der Einzelziele (Ober-/Unterziele)
Widerspruchsfreiheit der Ziele
Operationalisierung (Messbarkeit) der Ziele
Geltungsbereich Kann für einzelne Unternehmensteile oder für das gesamte Unternehmen gelten. Bei der Implementierung kann auch eine Pilotphase auf einen bestimmten Geschäftsbereich beschränkt sein.
Definitionen, Begriffe, Verfahren, Methoden, Instrumente Sie müssen eindeutig, widerspruchsfrei, schriftlich beschrieben und bekannt gegeben sein (→ Handbuch). Wechselbeziehungen müssen herausgestellt werden.
Integrationsprozess Bei einer integrativen Vorgehensweise ist zu beschreiben, welche vorhandenen Dokumente um welche Aspekte zu ergänzen sind, welche Schnittstellen zwischen den Einzelsystemen existieren und wie sie optimiert werden können.
Zuständigkeiten, Kompetenzen Aufgaben der Unternehmensleitung
Delegation von Aufgaben und Kompetenzen
Aufgaben der Mitarbeiter
Ernennung von Beauftragten
Zuteilung von Ressourcen zur Umsetzung der Ziele des IMS
Dokumentation Vollständigkeit, Angemessenheit usw.

10. Gibt es Normen und Richtlinien für den Aufbau eines IMS?

Nein, derzeit nicht. Es gibt jedoch Normen für (Teil-)Managementsysteme, die eine Organisation beim Aufbau eines IMS unterstützen:

  • Die Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001:2015

  • Die Umweltmanagementnorm ISO 14001:2009: Sie wurde überarbeitet mit dem Ziel einer Angleichung an die QM-Norm ISO 9001:2015. Trotzdem wird auch in der überarbeiteten Fassung der ISO 14001 eine Einschränkung gemacht: „Diese internationale Norm enthält keine Anforderungen, die für andere Managementsysteme spezifisch sind, wie z. B. jene für Qualitätsmanagement, Arbeitsschutz- und Sicherheits-, Finanz- oder Risikomanagement, obwohl deren Elemente mit denen eines anderen Managementsystems in Einklang gebracht oder mit diesen zusammengeführt werden können.“

  • Die Richtlinie VDI 4060 Blatt 1 wurde im Juni 2004 vom VDI herausgegeben als „Handlungsanleitung zum Aufbau von IMS für Unternehmen aller Branchen und Größen“. In der Zielsetzung wird formuliert: „Es wird Freiraum für zukünftige Aspekte gelassen, die noch nicht aktuell oder bekannt sind, die aber jederzeit nach derselben Vorgehensweise eingefügt werden können.

11. Wie lässt sich ein vorhandenes integriertes Managementsystem beurteilen und verbessern?

Sind in einer Organisation Einzel-Managementsysteme oder ein IMS vorhanden, so muss eine laufende Anpassung an Veränderungen der Umwelt vorgenommen werden („Das System muss flexibel sein.“), z. B.:

  • Veränderung der nationalen und internationalen Gesetze und Regelwerke

  • veränderte Kundenanforderungen

  • Integration weiterer Systeme zu bestehenden Systemen (z. B. Integration eines UM-Systems in ein bestehendes QM-System)

  • Integration von Unternehmensteilen, die bisher noch nicht zertifiziert waren (z. B. Neugründungen, Firmenübernahmen)

  • Integration neuer Geschäftsfelder.

Methoden zur Beurteilung und Verbesserung eines Managementsystems resultieren überwiegend aus der Praxis der QM-Systeme. Für IMS fehlt (bisher) eine in sich geschlossene Handlungsanleitung.

Ansätze zur Beurteilung und Verbesserung eines IMS lassen sich jedoch aus der Betrachtung der Strukturelemente und der Anforderungen an ein IMS ableiten:

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12. Wie lassen sich erkannte Verbesserungspotenziale vorhandener IMS umsetzen?

Beispiele:

  • Normative Ebene , z. B.:

    • Anpassung der Leitlinien und Zielformulierungen

    • Integration zusätzlicher Managementsysteme.

  • Strategische Ebene , z. B.:

    • Implementierung von Frühindikatoren

    • Optimierung der Prozessschritte zur kontinuierlichen Verbesserung

    • Implementierung von Verfahren zur Prozessoptimierung, z. B.

      • betriebliches Vorschlagswesen

      • KVP/Kaizen

      • Zirkelarbeit

      • Prämiensystem

    • Implementierung von Methoden der Zusammenarbeit mit

      • Kunden

      • Lieferanten

      • Normeninstituten und Fachverbänden.

  • Operative Ebene , z. B.:

    • Information und Qualifizierung der Mitarbeiter

    • Anpassung der Systemschnittstellen

    • Anpassung der Dokumentation (Handbuch)

    • Übernahme von Änderungen in Publikationen (Geschäftsbericht, Öko-Bilanz).