Kapitel 9 - Projektarbeit mit Mind Mapping

Bevor ich damit beginne, möchte ich zuerst klären, was ich für dieses Kapitel unter Projektmanagement verstehe.

Es gibt eine Reihe verschiedener Interpretationen zum Projektmanagement:

• Projektmanagement verstanden als die Anwendung von Wissen, Können, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um Anforderungen aus Projekten zu erfüllen

• Projektmanagement als das Führen, Koordinieren, Steuern und Kontrollieren von Projekten

• Noch breiter wird Projektmanagement verstanden als die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.

Mind Mapping ist dabei ein Werkzeug oder eine Technik, die Sie bei der Planung und Steuerung von Projekten unterstützen kann.

»One-Page-Management« – alles auf einer Seite

In den 1980ern Jahren erschien in den USA das Buch »One-Page-Management« von Riaz Khadem und Robert Lorber. In diesem in Romanform geschriebenen Buch wird Brian Scott neuer CEO des Unternehmens X-Corp und versucht verzweifelt, sich einen Überblick über sein neues Unternehmen zu verschaffen. Nach einigen erfolglosen Versuchen begegnet er dem »Infomann«, einem geheimnisvollen Berater, der den CEO erst durch kurze Nachrichten und dann in persönlichen Treffen in die Kunst des One-Page-Managements einführt.
Ziel des One-Page-Managements ist es, auf insgesamt drei Memoseiten einen Überblick über sämtliche relevanten Informationen des Unternehmens zu bekommen. Diese Memos sind wie die Kiemen eines Fisches, die die notwendigen Nährstoffe aus dem Informationsmeer filtern und den CEO vor dem Ertrinken retten.

Ganz ähnlich verhält es sich mit Mind Mapping und dem Einsatz der Technik für das Projektmanagement.

Mind Mapping bietet Ihnen eine Möglichkeit, alle wichtigen Informationen, die Sie für das erfolgreiche Management eines Projekts benötigen, auf einer Seite zu konzentrieren.

Damit bewahrt es Sie vor dem Ertrinken im Meer der Projektdetails und hilft Ihnen,

• den Überblick zu bewahren

• immer den aktuellen Projektfortschritt zu sehen

• Zusammenhänge zwischen einzelnen Elementen besser zu erkennen

Software ist sinnvoll

Grundsätzlich können Sie Mind Mapping für das Projektmanagement auch mit Papier und Stift einsetzen. Dennoch würde ich Ihnen zum Projektmanagement den Einsatz von Mind-Mapping-Software empfehlen.

Dies aus mehreren Gründen:

• Das Mind Map ist jederzeit leicht veränderbar.
  Im Projektmanagement werden Sie es mit häufig wechselnden Inhalten und ständigen Aktualisierungen zu tun haben. Der Einsatz von Papier und Stift ist hierzu sehr mühsam und ein Mind Map mit vielen Streichungen wird schnell unübersichtlich.

• Sie können das Mind Map in andere Formate konvertieren. 
  Die meisten Mind-Mapping-Programme bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihr Mind Map in andere Formate zu konvertieren, um es zum Beispiel an Kollegen weiterzuschicken oder die Inhalte in einem anderen Programm weiterzuverarbeiten.

• Mind-Mapping-Software bietet spezielle Projektmanagement-Funktionalitäten.
  Viele Programme – auf jeden Fall die beiden in diesem Buch vorgestellten Programme MindManager und iMindMap – bieten spezielle Funktionalitäten für das Projektmanagement, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

• Software erlaubt das Filtern von Mind Maps. 
  Einige Programme, wie Mindjet MindManager, erlauben es, ein Mind Map nach für Sie relevanten Kriterien zu filtern. Dies kann für das Projektmanagement sehr hilfreich sein, wie zum Beispiel die Möglichkeiten, sich einzelne Zweige filtern zu lassen, die einer bestimmten Priorität entsprechen oder einer Person zugeordnet wurden.

Welche Art von Projekten Sie mit Mind Maps planen und steuern sollten

Mind Mapping kann bei allen Projekten zum Einsatz kommen, egal ob es sich um ein Sommerfest in Ihrem Garten handelt oder den Bau eines Flugzeugs. Einen kleinen Unterschied gibt es zwischen den beiden genannten Beispielen allerdings doch. Der Bau eines Flugzeugs ist geringfügig komplexer als die Organisation Ihres nächsten Sommerfestes. Sehr komplexe Projekte erfordern möglicherweise andere Lösungen zur Steuerung und Planung.
Dafür gibt es entsprechende Software, die Ihnen hilft, hier noch einigermaßen den Überblick zu behalten.

Mind Mapping kann natürlich trotzdem sehr sinnvoll bei der Steuerung von komplexen Projekten zum Einsatz kommen, zum Beispiel um den Überblick über wichtige Aspekte zu behalten oder einzelne Bestandteile des Projekts zu visualisieren.

Die meisten Projekte sind jedoch bei Weitem nicht so komplex wie der Bau eines Flugzeugs.
Dies gilt für berufliche und private Projekte. Für diese Arten von Projekten ist der Einsatz von Mind Mapping und Mind-Mapping-Software ideal.

Machen Sie nun die Übung im unten stehenden Video, um das Vorgehen einmal auszuprobieren.

Nachdem Sie die Übung gemacht haben, schauen Sie sich nun die Besprechung der Übung an.

Weitere Beispiele für Mind Mapping im Projektmanagement

Neben dem Beispiel des Online-Kurses möchte ich noch zwei weitere Einsatzbeispiele vorstellen.

Planung einer Geschäftsreise

Abb. 9.1

Abbildung 9.1. zeigt eine Geschäftsreise nach Asien, die ich 2010 unternommen habe. An drei verschiedenen Orten im Großraum China habe ich sechs Kunden besucht, für die ich sieben verschiedene Trainings und Innovationsworkshops durchgeführt habe. Für jede Veranstaltung gab es einen unterschiedlichen Ansprechpartner, unterschiedliche Dinge zum Vorbereiten sowie diverse Hotel- und Fahrzeugreservierungen. Um den Überblick zu behalten und nachzuverfolgen, welche Dokumente zu welchen Veranstaltungen ich bereits erhalten habe, habe ich dieses Mind Map erstellt. Neben der Gesamtübersicht gibt es Verlinkungen zu weiteren Dokumenten wie Ablaufplänen und weiteren Mind Maps, die einzelne Workshops behandeln.

Verwaltung eines Fernstudiums

Abb. 9.2

Abbildung 9.2 zeigt den Einsatz eines Mind Maps zur Verwaltung eines zweijährigen Master- Studiengangs in den USA, den ich von 2008 – 2010 absolviert habe. Dieses Mind Map ist während dieser Zeit entstanden. Der Studiengang bestand aus einer Mischung aus Präsenzveranstaltungen und Internet-Fernkursen. Das Mind Map diente mir dazu, das Studium zu organisieren und alle wichtigen Informationen zum Studium sofort griffbereit zu haben. Einige Elemente daraus möchte ich kurz erläutern.

Der Hauptast »Organisatorisches« enthält verschiedene Informationen rund um das Studium wie Zugänge zur Internetseite und passwortgeschützten Foren sowie Verlinkungen zu Handbüchern und Einführungsdokumenten für das Studium.

Der Ast »Studium« ist das Kernstück dieses Mind Maps. Er umfasst sämtliche Kurse, die ich im Laufe der zwei Jahre absolvieren musste. Zu jedem Kurs gibt es einen Link zu einem weiteren Mind Map, das mir als Projekt-Mind-Map zum jeweiligen Kurs diente. In diese Unter-Mind-Maps sind dann wiederum weitere Dokumente und Informationen eingebunden.

Der Ast »Personen« verweist zu den Kontaktdaten der unterschiedlichen Jahrgänge, die sich auf dem Campus kennen gelernt haben, sowie zu wichtigen Ansprechpartnern der Universitätsverwaltung.