Nach § 240 Abs. 1 HGB hat jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres sowie bei Geschäftsaufgabe ein Inventar aufzustellen. Das Inventar beinhaltet seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände und den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden. Das Inventar bildet die Grundlagen eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses.
Mithilfe der Inventur wird das Inventar, durch eine körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögens- und Schuldenbestände eines Unternehmens (in Form von Art, Menge und Wert), aufgestellt.
Eine Inventur soll prinzipiell zum Bilanzstichtag (i.d.R. am 31.12) durchgeführt werden. Dies ist aber nicht zwingend. Sie muss allerdings zeitnah zum Bilanzstichtag erfolgen. Diese Formulierung lässt mehrere Methoden zu:
Bei der Stichtagsinventur erfolgt eine Bestandsaufnahme direkt am Bilanzstichtag und kann sich auch auf mehrere Tage beziehen. Um von einer Stichtagsinventur zu sprechen, muss die Inventur maximal 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Eine entsprechende Wertfortschreibung für die Differenztage ist vorgeschrieben.
Die permanente Inventur erfolgt ganzjährig und ist die genaueste, aber auch die aufwendigste Methode. Entgegen der anderen Inventurmethode erfolgt keine extra Bestandsaufnahme nahe dem Bilanzstichtag (§ 241 Abs. 3 HGB). Voraussetzung dafür sind entsprechende (buchmäßige) Unterlagen des Lagers (z.B. Lagerkartei oder –bücher) in denen sämtliche Zu- und Abgänge erfasst werden. Unzulässig ist diese Methode bei Gütern mit hohem Wert sowie Gütern, bei denen durch Schwund/Verderben/usw. eine unkontrollierte Verringerung des Bestands erfolgen kann.
Die verlagerte Inventur ermöglicht es dem Unternehmen bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen (§ 241 Abs. 3 HGB). Hierbei muss eine wertmäßige Korrektur zum Bilanzstichtag in Form einer Bestandsfortschreibung oder –rückrechnung erfolgen.
Entgegen den zuvor genannten Inventurmethoden, ist bei der Stichprobeninventur keine vollständige Erfassung aller Vermögens- und Schuldbestände gegeben. Sie ist nur in Ausnahmefällen zulässig und es muss nachgewiesen werden, dass keine geringere Aussagekraft im Vergleich zu den anderen Methoden über das Inventar erfolgt.
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