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Buchführung - Belege und Belegarten

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Buchführung

Belege und Belegarten

Wenn man im Supermarkt um die Ecke Getränke für das Wochenende besorgt, bekommt man, nachdem man gezahlt hat, vom Verkäufer eine Rechnung. Die Rechnung „belegt“ den Geschäftsvorgang und wird dementsprechend als Beleg bezeichnet.

Eigenschaften von Belegen

Auf dem Beleg sind folgende Angaben aufgeführt:

Merke

  1. Der Rechnungsbetrag sowie die Angaben zu den Mengen und dem Wert des getätigten Einkaufs. 
  2. Das Datum, an welchem der Einkauf getätigt wurde. 
  3. Eine kurze Erklärung darüber, was du alles gekauft hast. 
  4. Eine Unterschrift von einer dazu berechtigten Person, meistens geschieht dies „automatisch“.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfordern neben diesen vier erwähnten Angaben auf dem Beleg noch den Ausweis einer Kontennummer, damit man vom Beleg auf das entsprechend betroffene Konto und die „Buchung“ schließen kann.

Des Weiteren ist darauf zu achten, dass die Belege geordnet, mit einer fortlaufenden Nummerierung und zudem vollständig im Unternehmen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt 8 Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind dagegen 10 Jahre aufzubewahren.

Über allem steht das Belegprinzip. Es besagt:

Merke

Keine Buchung ohne Beleg!
Belege und Belegarten
Belege und Belegarten in der Buchführung

Arten von Belegen

Dieses Prinzip führt deshalb zwangsläufig zu drei Arten von Belegen:

  1. Fremdbelege (externe Belege): Belege, die außerhalb des Unternehmens entstehen. Also z.B. bei Banken, der Post oder bei sonstigen Wareneingängen, die gegengezeichnet werden müssen.
  2. Eigenbelege (interne Belege): Wie der Name schon vermuten lässt, entstehen diese Belege innerhalb des Unternehmens. Darunter fallen z.B. Lohn- und Gehaltslisten oder auch Ausgangsrechnungen.
  3. Notbelege: Diese Belege werden als Ersatz von Fremdbelegen im Notfall ausgestellt, z.B. wenn der Taxifahrer nicht die Möglichkeit einer Belegausstellung hatte. Der Notbeleg muss jedoch dieselben Angaben wie der Fremdbeleg aufweisen.