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Buchführung - Belege und Belegarten

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Buchführung

Belege und Belegarten

Wenn man im Supermarkt um die Ecke Getränke für das Wochenende besorgt, bekommt man, nachdem man gezahlt hat, vom Verkäufer eine Rechnung. Die Rechnung "belegt" den Geschäftsvorgang und wird dementsprechend als Beleg bezeichnet.

Eigenschaften von Belegen

Auf dem Beleg sind folgende Angaben aufgeführt:

Merke

  1. Der Rechnungs betrag , sowie die Angaben zu den Mengen und dem Wert des getätigten Einkaufs. 
  2. Das Datum , an welchem der Einkauf getätigt wurde. 
  3. Eine kurze Erklärung darüber WAS ihr alles gekauft habt. 
  4. Eine Unterschrift von einer dazu berechtigten Person, meistens geschieht dies "automatisch".

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfordern neben diesen vier erwähnten Angaben auf dem Beleg noch den Ausweis einer Kontennummer, damit man vom Beleg auf das entsprechend betroffene Konto und die "Buchung" schließen kann.

Desweiteren ist darauf zu achten, dass die Belege geordnet , mit einer fortlaufenden Nummerierung und zudem vollständig im Unternehmen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt zurzeit 10 Jahre. (§257 IV HGB)

Über Allem steht das Belegprinzip , es besagt, dass

Merke

Keine Buchung ohne Beleg!

erfolgen darf.

Belege und Belegarten
Belege und Belegarten in der Buchführung

Arten von Belegen

Dieses Prinzip führt deshalb zwangsläufig zu drei Arten von Belegen:

  1. Fremdbelege (externe Belege): Belege die außerhalb des Unternehmens entstehen. Also z.B. bei Banken, der Post oder bei sonstigen Wareneingängen, die gegengezeichnet werden müssen.
  2. Eigenbelege (interne Belege): Wie der Name schon vermuten lässt, entstehen diese Belege innerhalb des Unternehmens. Darunter fallen z.B. Lohn- und Gehaltslisten oder auch Ausgangsrechnungen.
  3. Notbelege: Diese Belege werden als Ersatz von Fremdbelegen im Notfall ausgestellt, z.B. wenn der Taxifahrer nicht die Möglichkeit einer Belegausstellung hatte, der Notbeleg muss jedoch dieselben Angaben wie der Fremdbeleg aufweisen.